Ce document contient une liste détaillée des fonctionnalités et prérequis techniques de WorkflowGen, ainsi que des renseignements sur les configurations et la montée en charge, et des exemples de statistiques d’utilisation.

Authentification

• Mode de mot de passe « one-way hashing » pour une sécurité améliorée

• Verrouillage automatique des comptes utilisateurs après un nombre spécifié de tentatives de connexion

• Réinitialisation des mots de passe perdus ou oubliés

• Authentification compatible OIDC Azure Active Directory, AD FS 2016, Auth0, Okta et Microsoft Identity Platform v2.0

• Authentification Active Directory (basique ou intégrée)

• Authentification applicative (les mots de passe sont gérés en base de données)

• Authentification annuaire LDAP

• Intégration avec un système existant « single sign-on »

• Synchronisation d’annuaires

• Gestion du timeout supportée

• Gestion du log out

Communication

• Encryption SSL

Formulaires

• Accès sécurisé aux champs du formulaire selon le profil de l’utilisateur ou de l’action en cours

WorkflowGen Plus permet aux utilisateurs qui ont déjà mis en œuvre le logiciel de Workflow/BPM WorkflowGen sur leurs serveurs Web d'accéder au Portail de WorkflowGen et d’exécuter leurs actions de workflow à distance via leurs appareils iOS et Android. Ces applications sont disponibles gratuitement pour tous les utilisateurs de WorkflowGen.

Écran demandes

• Retrouver l’ensemble des demandes que vous êtes habilité à lancer classées par catégories

• Lancer une nouvelle demande

• Afficher vos demandes en cours ou clôturées

• Accéder à la fiche de suivi de chaque demande vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique des formulaires utilisés, les commentaires associés, le suivi graphique, etc...

• Effectuer des recherches sur vos demandes en filtrant par processus, catégories, demandeur

Écran actions

• Retrouver l’ensemble de vos actions à faire ou clôturées

• Lancer une action

• Accéder à la fiche de suivi de chaque action vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique des formulaires utilisés, les commentaires associés, le suivi graphique, etc...

Écran équipes

• Retrouver l’ensemble des actions d’équipe à faire ou clôturées

• Lancer une action d’équipe

• Accéder à la fiche de suivi de chaque action d'équipe vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique des formulaires utilisés, les commentaires associés, le suivi graphique, etc...

Écran affectations

• Retrouver l’ensemble des affectations à faire ou effectuées

• Affecter une action

• Accéder à la fiche de suivi de chaque action vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique des formulaires utilisés, les commentaires associés, le suivi graphique, etc...

Vues

• Afficher vos vues sauvegardées des résultats de recherches et des graphiques

Écran recherches

• Retrouver une demande en cours ou clôturée selon ses droits en saisissant son numéro dans la zone prévue à cet effet

• Accéder au détail de la demande recherchée

Écran délégations

• Déléguer les actions associées à une demande vers une autre personne pour une période de temps définie

• Retrouver et gérer les délégations actives et toutes les délégations créées

Mise en page des formulaires Web optimisée

• Les utilisateurs peuvent remplir et soumettre les formulaires relatifs à leurs actions via leurs appareils iOS ou Android

• La mise en page des formulaires Web est automatiquement optimisée à l’exécution selon la résolution de l’appareil (smartphones, tablettes)

Libérer les fonctionnalités des formulaires

• Utilisation de l’interface graphique de Microsoft Visual Web Developer Express ou Visual Studio

Portail de workflow

• Application 100 % Web .NET 4

• Authentification automatique transparente et « single sign-on »

Design des processus

• Application 100 % Web .NET 4

• Implémentation des workflows graphiquement en HTML5, sans programmation

Création de formulaire instantanée

• 100 % Web (aucun plugin requis)

• Intégration transparente dans WorkflowGen

• Interface intuitive WYSIWYG

• Personnalisation à la volée de l’apparence des champs, sections et boutons des formulaires

• Glisser-déplacer des champs et sections

• Utilisation de sections prêtes à l’emploi pour une création super rapide

• L’affichage des formulaires Web est automatiquement optimisé à l’exécution selon la résolution de l’appareil utilisé (smartphones et tablettes)

• Gestion du multilinguisme

• Éditeurs de code ASP.NET et JavaScript

Outils puissants

• Tableaux dynamiques avec calculs

• Gestion avancée des pièces-jointes

• Connexion aux bases de données (SQL, service Web, XML)

• Listes dépendantes

Vue interactive du workflow

• Intégration transparente avec l’éditeur de formulaire

• Définition visuelle du comportement du formulaire

• Les champs et les sections peuvent être « obligatoire », « en lecture seule », « caché »

• Définition des valeurs par défaut : avec des macros clé en main, des données du processus ou saisies manuellement

Réutilisabilité

• Duplication champ/section

• Enregistrement d’une section ou d’un champ personnalisé comme exemple réutilisable

• Personnalisation complète des champs et de l’ergonomie du formulaire

• Changement des fichiers CSS pour une personnalisation avancée

• Les modules utilisateur et administration sont disponibles en Français, Anglais, Allemand, Espagnol, Italien et Portugais

• Gestion du multilinguisme des formulaires

• Compatibilité double-byte

• Gestion des fuseaux horaires multiples

• Fichiers de ressources éditables pour l’ajout simplifié de langues additionnelles

Fonctions de workflow

• Gestion d’actions humaines et d’actions automatiques dans un même workflow

• Création de règles métiers selon les données du workflow

• Création de conditions ou d’exceptions basées sur les données du workflow ou utilisation de macros clés en main

• Personnalisation des contenus et de l’affichage des emails de notifications événementiels (SMTP)

• Gestion de l’escalade des actions en fonction des données du workflow

• Gestion de la délégation des actions des participants des workflows

• Création de workflows complexes avec des sous-processus

• Personnalisation et sécurisation de l’affichage des données du workflow dans le module utilisateur

• Application de validation de document clés en main

• Possibilité de rattacher n’importe quel type de pièces-jointes au workflow

• Enregistrements des formulaires électroniques en mode brouillon

• Gestion des données du workflow stockées en base de données sans programmation

• Utilisation de toutes les méthodes d’affectations (automatiques, self-service, dynamiques, etc...)

• Gestion des circuits parallèles et/ou en série

• Action de synchronisation automatique

• Définition d’un délai de réalisation pour la globalité du workflow

• Définition d’un délai de réalisation des actions lors de la conception du workflow ou lorsque ce dernier est en cours d’exécution

• Lancement d’un workflow depuis une application tierce

• Numéro d’identification unique pour tous les workflows

• Gestion de l’identification des demandes par workflow, par année ou par mois

• Gestion des fuseaux horaires

• Finalisation d’une action en arrière-plan

• Gestion de la multi-instanciation d’une action

• Service d'approbation à distance intégré permettant aux utilisateurs d'approuver les demandes par email à partir d'un appareil mobile

Méthodes d’affectations des actions

• Manuelle (l’utilisateur de l’action courante sélectionne dans une liste prédéfinie l’utilisateur qui fera l’action suivante)

• Récupération de l’utilisateur depuis une donnée du workflow

• Self-service (le premier utilisateur qui prend en charge l’action peut la faire)

• Par un coordinateur qui affectera lui-même l’action

Applications de workflow clés en main

• Support de formulaires Web .NET

• XMLTODATABASE : Export des données d’un formulaire Web .NET dans une ou plusieurs bases de données

• GETUSERSFROMDIR : Interrogation de l’annuaire en cours de workflow pour retrouver un utilisateur (ou une liste d’utilisateurs) afin de lui (leur) affecter dynamiquement une action ou lui (leur) envoyer une notification email

Serveur Web

• Procédure de sauvegarde standard de l’application Web

• Procédure de sauvegarde standard des fichiers de données sur le serveur (doit être synchronisée avec la sauvegarde de la base de données)

• Statistiques et tableaux de bord graphiques prêts à l’emploi

• Export en format CSV

• Génération de statistiques en filtrant sur des données du workflow

Persistence des données

• Stockage des données du workflow (texte, numérique, date, heure) dans un serveur Microsoft SQL

• Stockage des fichiers associés aux workflows sur le serveur, sur un serveur de fichier distant ou dans le système de base de données

• La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés

Export

• Export des processus et des données du formulaire à tout moment lors de l’exécution

• Vues SQL documentées pour directement interroger la base de données

• Un lot DTS pour SQL Server est disponible pour répliquer le contenu et les données des workflows sur un autre serveur SQL

Sauvegarde

• Sauvegarde standard SQL pour les données stockées dans la base de données

• Sauvegarde standard des données des fichiers

• Possibilité de stocker les données des fichiers de processus (pièces-jointes incluses) dans la base de données pour sauvegarder sans interruption de service

Notifications email

• Les notifications email sont envoyées via les protocoles SMTP (compatible avec Exchange et Lotus Notes)

• Tout client email peut recevoir des notifications de WorkflowGen

• La mise en page et le contenu des emails de notification peuvent être personnalisés en HTML ou en texte brut

Syndication XML

• WorkflowGen fournit un flux RSS XML (le « Portlet ») pour intégrer le Portail Web existant avec les données WorkflowGen

Gestion de l’annuaire

• Création d’annuaires multiples (par services, clients, partenaires, etc...)

• Chaque utilisateur peut disposer de plus de 20 propriétés réutilisables dans les workflows

• Gestion des groupes

• Gestion de la hiérarchie

• Requête dans des annuaires existants pour créer dynamiquement des groupes virtuels

• Gestion de l’historique des workflows des utilisateurs supprimés

• Rapport détaillé sur l’activité d’un utilisateur

• Remplacement d’un utilisateur par un autre

Synchronisation automatique de l’annuaire

• Active Directory

• Azure AD SCIM

• Fichiers texte CSV

• Requêtes LDAP natives

Systèmes d’exploitation

• Windows Server 2012 ou supérieure (toutes les versions)

• Windows 8 / 8.1 / 10 (recommandé pour les environnements de développement seulement)

Serveur

• Microsoft IIS 8 ou supérieure

• .NET Framework 4.6.1

Support .NET 4

• Services et formulaires Web .NET développés par le client supportés

• Le logiciel WorkflowGen software nécessite .NET Framework 4.6.1

Configuration matérielle minimale

Matériel

• Processeur quadricœur

• 8 Go RAM

• Disque dur SATA avec 40 Go de disponibles

Logiciels de base de données

• Microsoft SQL Server 2012, R2 et Express Edition

• Microsoft SQL Server 2014 et Express Edition

• Microsoft SQL Server 2016 et Express Edition

• Microsoft SQL Server 2017 et Express Edition

• Création de participants globaux utilisables dans plusieurs workflows

• Participants du workflow basés sur des rôles

• Utilisation de profils multiples pour gérer l’accès aux fonctionnalités du produit

Moteur de workflow

Le moteur de workflow comprend :

La croissance du volume des données en base et dans le système de fichiers (formulaires archivés, données des formulaires, pièces-jointes si utilisées, etc...) dépend directement du nombre d’actions dans un processus et de la quantité de données saisies dans le formulaire à chaque action (chaque étape du processus).

La quantité de données enregistrées dépend par ailleurs du besoin de conserver les données de toutes les actions, ou d’enregistrer seulement la copie finale des données de chaque demande (le formulaire final). Enregistrer les données de chaque action offre la possibilité d’effectuer un suivi très granulaire et de prendre connaissance des données saisies à chacune des étapes du processus. Typiquement, cela à pour impact de prendre de 3 à 10 fois plus d’espace disque que si l’on ne conservait que le résultat final. Il faut noter que même si la granularité n’est pas maintenue, WorkflowGen offre toujours la possibilité de savoir qui a fait quelle action du processus, à quelle date et à quelle heure; seules les données saisies dans des actions précédant la dernière action ne sont pas conservées.

Une estimation serait de multiplier le nombre de demandes lancées, d’actions par processus et estimer les données saisies sur une base annuelle.

• Application Web sans gestion de session ni d’état

• Pas de gestion d’objets persistants en mémoire côté serveur

• Les données de type fichier sont stockées dans le système de fichiers

• La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés

• Déploiement de WorkflowGen dans un environnement web farm avec support de la répartition de charge (load balancing)

• Répartition si nécessaire de l’application et des données associées sur plusieurs serveurs

• Utilisation d’une base de données secondaire répliquée en temps réel afin de réduire les temps de réponse du serveur

Fonctions d’évolutivité

Application Web sans session et sans état

• Entièrement compatible avec les fonctionnalités d’équilibrage de la charge et d’architectures web farm

• Amélioration de l’utilisation de la mémoire au niveau du serveur

Réglage du produit

WorkflowGen propose de multiples options pour optimiser la tailler de stockage et les temps de réponse selon vos contraintes. Par exemple :

• Vous pouvez réduire le montant des données affichées dans la page d’accueil du Portail

• Vous pouvez définir pour chaque processus si les valeurs des données seront conservées pour chaque action du processus ou uniquement pour la dernière

Stockage des fichiers de données

Vous pouvez configurer WorkflowGen pour stocker les fichiers de données dans la base de données ou dans le système de fichiers. Le stockage dans la base de données simplifie l’administration des fichiers de données et de la sauvegarde (sans interruption de services).

Le stockage dans un système de fichiers procure les bénéfices suivants :

• Optimisation de la taille de la base de données et de la charge CPU du serveur de base de données

• Réduction de l’utilisation de la bande passante entre le serveur Web et le serveur de base de données

• Les fichiers de données peuvent être stockés dans un dossier du système de fichiers en local ou à distance

Web farm

WorkflowGen supporte la configuration web farm : Vous pouvez mettre en place 2 serveurs web (ou plus) pour prendre en charge les demandes de workflow. La configuration Web Farm améliore les performances et offre un haut niveau de disponibilité.

Montée en charge de la base de données

La fonctionnalité optionnelle de montée en charge de la base de donnée de WorkflowGen permet par l’addition des serveurs de base de données d’améliorer de façon très importante les performances et les temps de réponse. Les serveurs de base de données secondaires seront utilisés comme serveurs en lecture seule dédiés (requêtes SQL SELECT). Ils seront répliqués depuis la base de production primaire existante.

La montée en charge de la base de données est supporté seulement avec les bases de données SQL Server.

Évolutivité illimitée

Pour de très grandes montées en charge avec des milliers de transactions par heure, vous pouvez mixer les fonctionnalités précédentes pour construire une architecture BPM hautement évolutive, par exemple :

• 2 serveurs Web en répartition de charge

• 1 serveur de base de données primaire

• 2 serveurs de base de données secondaires

Méthodes d’authentification supportées

• Azure Active Directory

• AD FS 2016

• Auth0

• Okta

• Microsoft Identity Platform v2.0

• Authentification Windows intégrée ou IIS de base (Active Directory)

• Applicative (WorkflowGen)

• Par formulaires

• Personnalisée (SSO : « single sign-on »)

Synchronisation de l’annuaire

• Azure Active Directory

• Active Directory (toutes les versions de Windows Server 2012 sont supportées)

• Annuaire compatibles LDAP

• Fichiers textes

Configuration basique (environnement de développement / assurance qualité)

Serveur Web et base de données installés sur 1 serveur

• Processeur quadricœur

• 8 Go RAM

• Disque dur SATA avec 40 Go de disponibles

  Note : L’espace de disque dur requis dépend du niveau d’utilisation, surtout si les données des fichiers de processus (pièces-jointes) sont stockées dans la base de données.

• Windows Server 2012 ou supérieur

• SQL Server 2012 ou supérieur (toutes les versions)

Exemple d’usage

• 500 utilisateurs potentiels

• 50 demandes/actions par jour

Configuration recommandée

Serveur Web

• Processeur quadricœur

• 8 Go RAM

• Baie de disques haute vitesse (NAS/SAN ou SSD)

  Note : L’espace de disque dur requis dépend du niveau d’utilisation, surtout si les données des fichiers de processus (pièces-jointes) sont stockées dans la base de données. Un minimum de 10 Go est recommandé pour les données de WorkflowGen.

Exemple d’usage

• 5000 utilisateurs potentiels

• 500 demandes/actions par jour

Architecture Web Farm pour un haut niveau de disponibilité

Cette configuration comprend 2 serveurs Web et 2 serveurs de base de données.

2 serveurs Web en architecture Web Farm

• Processeur quadricœur

• 8 Go RAM

• Baie de disques haute vitesse ou réseau de stockage (NAS/SAN ou SSD)

  Note : L’espace de disque dur requis dépend du niveau d’utilisation, surtout si les données des fichiers de processus (pièces-jointes) sont stockées dans le système de fichiers. Un minimum de 10 Go est recommandé pour les données de WorkflowGen.

2 serveurs de base de données : 1 primaire et 1 secondaire

• Processeur quadricœur ou plus

• 8 Go RAM

• Baie de disques haute vitesse (NAS/SAN ou SSD)

  Note : L’espace de disque dur requis dépend du niveau d’utilisation, surtout si les données des fichiers de processus (pièces-jointes) sont stockées dans la base de données. Un minimum de 10 Go est recommandé pour la base de données de WorkflowGen.

Exemple d’usage

• 10 000 utilisateurs potentiels

• 1000 demandes/actions par jour

Applications prêtes à être adaptées à vos besoins

• Codes sources fournis

• Doc Export : Export de documents issus de workflows dans un serveur de fichiers externe ou un réseau partagé pour des fins d’archivage

• Doc Listener : Déclenchement d’un workflow quand un document arrive sur un serveur de fichiers ou un partage réseau

• Mail Listener : Déclenchement d’un workflow à l’arrivée d’un email dans une boîte de réception spécifique

Exemples de processus prêts à être adaptés à vos besoins

• Définition des workflows et formulaires fournis

• Demande de congés

• Note de frais

• Demande d’habilitation informatique

Méthodologie et bonnes pratiques

• Gestion de projet et accompagnement au changement

• Inventaire des processus

• Spécifications des processus

• Meilleures pratiques de déploiement

Portail de workflow utilisateurs

Systèmes d’exploitation

Certains clients ont déployé WorkflowGen pour l’usage à l’échelle de l’entreprise (nationale ou globale). Voici quatre exemples d’utilisation :

Exemple 1

• Types de processus : processus financiers de l’entreprise, processus TI

Faciliter la gestion des données communes aux processus

• Le module de gestion des listes globales permet à des utilisateurs habilités de créer et de gérer facilement des listes de données depuis le module d’administration Web de WorkflowGen en vue de leur utilisation au sein des formulaires de différents processus.

• Ces listes globales de données peuvent être créées manuellement, importées ou définies via une connexion depuis une base tierce existante. Elles sont ensuite utilisables par les gestionnaires de processus qui peuvent faire appel à elles dans le cadre des formulaires de leurs workflows sans programmation et sans se soucier de leur administration.

• Des données pertinentes de l’entreprise ne provenant pas nécessairement d’un ERP ou d’un CRM peuvent ainsi enrichir les workflows de l’entreprise avec une administration décentralisée vers les gestionnaires de ces données eux-mêmes.

Administration des listes globales

• Créer une nouvelle liste

• Définir les éléments et les colonnes d’une liste en format texte, date ou numérique

• Importer une liste depuis un fichier ou un copier-coller

• Créer une liste à partir d’une requête SQL ou d’une chaîne de connexion

Utilisation des listes globales

• Appeler une liste depuis un champ de type liste déroulante/liste via l’éditeur de formulaire intégré à WorkflowGen

• Relier des listes entre elles

• Trier les éléments de la liste

• Lier la liste avec d’autres listes ou champs du formulaire