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Guide du portail utilisateur de WorkflowGen

Ce guide décrit l’ensemble des écrans du portail utilisateur de WorkflowGen et fournit une liste complète des règles de fonctionnement associées. Il constitue une ressource essentielle pour comprendre le comportement du logiciel dans diverses situations. Le guide comprend également une liste des erreurs possibles ainsi que leurs explications.

Nouvelle demande

Écran Nouvelle demande

Cet écran vous permet de voir tous les processus auxquels vous avez accès et de lancer de nouvelles demandes.

Pour ajouter un processus à la liste Mes favoris de votre tableau de bord, cliquez sur l’icône en forme d’étoile. Vous pourrez ensuite ouvrir le processus depuis les listes Mes favoris ou Nouvelle demande de votre tableau de bord. Pour retirer un processus de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’étoile.

Filtre de recherche

Liste

Cliquez sur Ă  droite de la ligne pour ouvrir une fenĂŞtre d'aide contextuelle.

Vous pouvez triez la liste de manière ascendante ou descendante ou descendante sur n’importe quelle colonne en cliquant sur l’entête de la colonne correspondante.

Menu de gauche du formulaire de demande

Lorsque vous lancez une nouvelle demande, un nouveau menu de gauche apparaît.

Afficher les données de processus associées à la demande

Afficher la fenĂŞtre contextuelle de suivi graphique

Ouvrir un panneau contextuel affichant la liste des commentaires sur la demande

Les utilisateurs associés à un participant du processus peuvent afficher, actualiser ou trier la liste des commentaires, publier un nouveau commentaire, supprimer un commentaire existant et s’abonner aux flux RSS de la liste des commentaires.

Afficher la fenĂŞtre contextuelle d'

Filtre

Remarques

Catégories

Filtrer par catégorie de processus

Colonnes

Remarques

Description

Icône et nom (ou description) du processus :    indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») Cliquez sur l’icône du processus pour lancer un nouveau formulaire de demande. Si la fonctionnalité Quick view est activée, le formulaire s’ouvrira dans une fenêtre contextuelle. Sinon, cliquez sur le nom du processus pour ouvrir le formulaire de demande dans une nouvelle fenêtre.

IcĂ´ne

Description

Retourner au tableau de bord

Ouvrir le formulaire d'informations sur la demande

Ouvrir le formulaire d'informations sur l'action

Vues

Écran Mes vues

Cette page affiche toutes les vues que vous avez enregistrées.

Pour ajouter une vue à la liste Mes favoris sur le tableau de bord, cliquez sur l’icône en forme d’étoile. Vous pourrez ensuite ouvrir la vue depuis les listes extensibles Mes favoris ou Mes vues. Pour retirer une vue de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’étoile.

Filtre de recherche

Liste

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne en cliquant sur l’entête de la colonne correspondante.

Éditer la vue

Cliquez sur Éditer pour changer la description de la vue, choisir si elle doit être incluse comme lien disponible sur le tableau de bord et la partager avec d'autres participants du processus.

Obtenir le lien vers une vue

Cliquez sur Lien pour afficher l'URL et le code HTML de la vue, que vous pouvez utiliser pour incorporer la vue dans une page externe.

Importer une vue

Pour importer une vue, cliquez sur le bouton Importer au-dessus de la liste, sélectionnez le fichier de définition .xml de la vue précédemment exporté, puis cliquez sur Importer.

Exporter une vue

Pour exporter une vue, cochez la case située à gauche du nom d'une vue (car une seule vue peut être exportée à la fois), puis cliquez sur le bouton Exporter situé au-dessus de la liste.

Supprimer une vue

Pour supprimer une vue, cochez la case située à gauche du nom de la vue, puis cliquez sur le bouton Supprimer situé au-dessus de la liste.

Notifications

Par défaut

Les notifications sont envoyées comme décrit ci-dessus.

N'importe laquelle de ces notifications peut être désactivée par le concepteur du processus.

Lorsqu’une action est affectée

  • Ă€ une personne : Ă  l’utilisateur correspondant

  • En mode self-service : Ă€ tous les utilisateurs associĂ©s au participant, ou Ă  un sous-ensemble de la liste des utilisateurs du participant, selon la conception du processus

  • Via un coordinateur : uniquement au coordinateur

Lorsqu’une demande est clôturée

  • Au demandeur

Lorsqu’une demande est annulée

  • Au demandeur

Lorsqu’une action est annulée

  • Ă€ l’utilisateur devant prendre en charge l’action

Lorsqu’une affectation est annulée manuellement

  • Ă€ l’utilisateur ayant affectĂ© l’action Ă  une personne, Ă  moins qu’il ne soit l’utilisateur courant

Lorsqu’une affectation est annulée automatiquement

  • Ă€ l’utilisateur ayant affectĂ© l’action Ă  une personne

  • Ă€ l’utilisateur devant prendre en charge l’action

Supplémentaires

Événement de déclenchement

  • Lorsqu’une action est Ă  faire

  • Lorsqu’une action est en retard

  • Avant que l’action soit en retard

Destinataires potentiels

  • Le demandeur

  • L’utilisateur Ă  qui l’action a Ă©tĂ© affectĂ©e

  • Des adresses email libres

Fiche de contact

Cliquez sur le nom d’un utilisateur pour afficher sa fiche de contact

Fiche de contact de l’utilisateur

Champs

Remarques

Actions

Écran Actions

Cette page affiche les actions à faire et clôturées par l’utilisateur.

Demandes

Écran Demandes

Cette page affiche les demandes en cours et clôturées lancées par l’utilisateur.

Actions d’équipe

Écran Mes actions d’équipe

Cette page affiche les actions d’équipe à faire ainsi que celles que vous avez clôturées. Ce sont des actions définies avec la méthode d'affectation « self-service ».

Affectations

Écran Affectations

Cette page affiche les actions à affecter ou celles déjà affectées.

Aide

De l’aide est disponible pour les processus et les actions en cliquant sur le point d’interrogation (?) à côté de la description du processus ou de l’action. L’aide est créée par le designer du processus et sera présentée dans une fenêtre vide jusqu’à sa création.

En sélectionnant l’aide au niveau du processus le texte devrait expliquer le but du processus entier. En sélectionnant l’aide au niveau action devrait proposer de l’aide pour cette action particulière, et non pour le processus entier.

Écran d’aide

Lorsqu’une action est clôturée
  • Lorsqu’une action est annulĂ©e

  • Lorsqu’une affectation est annulĂ©e

  • Lorsqu’une erreur d’exĂ©cution intervient

  • Lorsqu’une erreur d’affectation intervient

  • Les utilisateurs associĂ©s Ă  un participant du processus
  • N’importe quelle adresse email contenue dans une donnĂ©e du processus

  • Portail

    Afficher (ou ne pas afficher) la vue sur le tableau de bord

    Partagée

    Vue partagée par d’autres usagers (ou non)

    Par

    Propriétaire de la vue partagée

    Éditer

    Éditer la vue

    Lien

    Afficher l'URL et le code HTML de la vue

    Filtre

    Remarques

    Écran

    Filtrer par l'écran utilisé pour enregistrer la vue

    Portail

    Filtre basé sur les vues qui possèdent des liens sur la page d’accueil du portail

    Partagée

    Filtre basé sur les vues partagées par d'autres utilisateurs

    Colonnes

    Remarques

    Case Ă  cocher

    Sélectionner la vue pour l'exportation ou pour la suppression

    Nom

    Nom de la vue

    Écran

    Type d'écran de la vue

    URL affichera la vue dans le portail utilisateur. URL sans navigation affichera la vue seule, sans les menus du portail utilisateur.

    Une seule vue peut être exportée à la fois.

    Filtre de recherche

    Filtre

    Remarques

    En cours

    Filtre par actions Ă  faire

    Clôturées

    Filtre par actions clôturées

    Process

    Filtre par nom du processus

    Liste

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande (un lien affiche l’écran de suivi de la demande)

    Process

    Nom du processus

    Action

    Icône et nom de l’action

    • Le clic sur l’icĂ´ne de l’action affiche l’écran de suivi de l’action

    • Le clic sur le nom de l’action lance l’action

    Par défaut, le clic sur le nom de l’action lance l’action mais vous pouvez configurer WorkflowGen afin de modifier ce comportement et afficher l’écran de suivi de l’action à la place du lancement de l’action.

    1. Pour les actions Ă  faire.

    2. Pour les actions clôturées.

    Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

    Filtre de recherche

    Filtre

    Remarques

    En cours

    Filtre par demandes en cours

    Clôturées

    Filtre par demandes clôturées

    Process

    Filtre par nom du processus

    Liste

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône de la demande et ID de la demande : cliquez sur l’icône pour ouvrir le formulaire ou sur l’ID de la demande pour ouvrir le

    Process

    Nom du processus

    Description

    Description de la demande

    1. Pour les demandes en cours.

    2. Pour les demandes clôturées.

    Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

    Filtre de recherche

    Filtre

    Remarques

    En cours

    Filtre par actions d’équipe à faire

    Clôturées

    Filtre par actions d’équipe clôturées

    Process

    Filtre par nom de processus

    Liste des actions d’équipe

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande (un lien affiche l’écran d')

    Process

    Nom du processus

    Action

    Nom de l’action (un lien affiche l’écran de suivi de la demande)

    * Pour les actions d’équipe clôturées.

    Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

    Filtre de recherche

    Filtre

    Remarques

    En cours

    Filtre par affectations Ă  faire

    Clôturées

    Filtre par affectations clôturées

    Process

    Filtre par nom du processus

    Liste des affectations

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande (un lien affiche l’écran d')

    Process

    Nom du processus

    Action

    Nom de l’action (un lien affiche l’écran de suivi de la demande)

    * Pour les affectations réalisées.

    Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

    Formulaire d’aide

    Champs

    Remarques

    Description

    Description de la demande ou de l’action

    Lien Aide

    Affiche le texte d’aide correspondant à l’action ou au processus (uniquement affiché si l’onglet graphique est disponible)

    Lien Graphique

    Affiche la vue graphique du processus (uniquement disponible pour les utilisateurs autorisés)

    Des liens s’affichent dans les sous-processus afin de naviguer vers les processus parents et enfants.

    Workflow du processus affiché sur l'écran Graphique

    Email

    Adresse email de l’utilisateur (un lien permet l’envoi d’un email à l’utilisateur)

    Téléphone

    Numéro de téléphone de l’utilisateur

    Portable

    Numéro de téléphone portable de l’utilisateur

    Fax

    Numéro de télécopieur de l’utilisateur

    Fonction

    Fonction de l’utilisateur

    Bureau

    Bureau de l’utilisateur

    Départ.

    Département de l’utilisateur

    Société

    Société de l’utilisateur

    Adresse

    Adresse de l’utilisateur

    Code postal

    Code postal de l’utilisateur

    Ville

    Ville de l’utilisateur

    Pays

    Pays de l’utilisateur

    aide

    Aperçu du portail utilisateur

    Le portail utilisateur de WorkflowGen est une application Web dont les objectifs principaux sont :

    • Le lancement et suivi des demandes

    • Le traitement et suivi des actions

    • L’affectation des actions

    • Les recherches sur les actions et les demandes

    • L’enregistrement des recherches en tant que vues personnalisĂ©es

    • La dĂ©lĂ©gation des actions

    • La visualisation des statistiques

    • L’accès au module d’administration (si permis)

    Accès au portail utilisateur

    L’accès au portail utilisateur se fait via l’URL suivante : http://[votresite]/wfgen/default.aspx

    Authentification

    Vous devez possiblement saisir un nom d’utilisateur et un mot de passe en fonction de la méthode d’authentification choisie par l’administrateur de WorkflowGen. Pour les utilisateurs Windows, cette information est souvent la même que celle utilisée pour leur connexion Windows.

    Nombre maximum de tentatives de connexion infructueuses et réinitialisation du mot de passe

    Votre administrateur WorkflowGen peut définir un nombre maximum de tentatives de connexion infructueuses en raison d’un mot de passe incorrect, après quoi le compte d’utilisateur sera verrouillé. Si cela se produit, vous serez redirigé vers une page de réinitialisation du mot de passe qui vous demandera d’entrer une adresse email à laquelle un email vous sera envoyé avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

    Vous pouvez aussi changer votre mot de passe en tout temps en cliquant l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran portail utilisateur pour ouvrir le panneau Paramètres de l’utilisateur où vous pourrez changer votre mot de passe.

    Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez accéder à la page de réinitialisation du mot de passe depuis l’URL http://[votresite]/wfgen/forgotpassword.aspx.

    Sélection de la langue

    Pour sélectionner une langue et, si vous le souhaitez, une culture linguistique, cliquez sur l’icône utilisateur circulaire en haut à gauche du tableau de bord pour ouvrir le panneau des paramètres utilisateur.

    La culture linguistique (indiquée par pays) affichée à côté de la langue définit les paramètres régionaux utilisés dans WorkflowGen, notamment pour l’affichage des dates et des valeurs numériques.

    📌 Exemples

    • English (United Kingdom) correspond Ă  l’interface utilisateur en anglais avec des paramètres rĂ©gionaux du Royaume-Uni (format jj/mm/aaaa).

    • English (United States) correspond Ă  l’interface utilisateur en anglais avec des paramètres rĂ©gionaux des États-Unis (format m/j/aaaa).

    Vous pouvez choisir parmi la liste suivante des langues :

    • English (Australia)

    • English (Canada)

    • English (United Kingdom)

    Structure du portail utilisateur

    Les écrans principaux du portail utilisateur sont accessibles depuis le menu gauche du tableau de bord.

    IcĂ´ne
    Description

    Accès personnalisé

    Dans le portail utilisateur, l’accès aux informations est personnalisé en fonction du profil de l’utilisateur et de son rôle dans les processus.

    Mode mono-processus

    Vous pouvez passer du mode par défaut multi-processus au mode mono-processus en sélectionnant un processus dans la liste déroulante située en haut à gauche de l’entête de l’application WorkflowGen.

    Cette liste est filtrée en fonction du profil de l’utilisateur et de son rôle dans les processus.

    Dans tous les écrans du mode mono-processus les données du processus sont affichées à la droite des colonnes « Demande n° », « Date de création » et « À faire pour le » tel que montré dans la copie d’écran ci-dessous. Les données visibles sont déterminées à partir des options de visibilité et de sécurité établies dans le process dans le module d’administration.

    Données communes aux processus

    Il est toujours possible de rechercher une demande par son identifiant (Demande n°). Cependant, la fonctionnalité de Données communes aux processus permet de rechercher sur des données de même nom et de même type communes à plusieurs processus et définie en tant que tel dans le module d’administration.

    Mode délégation

    Une liste d’utilisateurs est affichée dans l’entête de l’application WorkflowGen si l’utilisateur possède une délégation active. Vous pouvez changer d’utilisateur en le sélectionnant dans la liste déroulante.

    En mode délégation, l’utilisateur joue le rôle d’un autre utilisateur dans les participants de processus délégués. La liste des processus est filtrée afin de n’afficher que les processus sur lesquels l’utilisateur possède une délégation affectée par l’utilisateur sélectionné.

    Fiche de contact

    Dans l’application, cliquer sur le nom d’une personne affiche sa fiche de contact, qui contient les informations sur cet utilisateur définies dans son profil.

    Sécurité

    Tous les utilisateurs

    Ceci permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctions de recherche sur leurs demandes et leurs actions. Si l’utilisateur est un demandeur il aura alors accès aux fonctions suivantes :

    • Nouvelles demandes

    • Demandes en cours

    Si l’utilisateur est un acteur dans un processus il aura alors accès aux fonctions suivantes :

    • Actions Ă  faire

    • Actions d’équipe Ă  faire

    • Actions Ă  affecter Ă  quelqu’un d’autre en tant que coordinateur

    L’utilisateur est un gestionnaire de processus ou un superviseur

    Ceci permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctions de suivi des demandes de processus qu’il gère ou supervise.

    L’utilisateur a un profil d’administrateur

    Ceci permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctions de suivi pour tous les processus.

    Table sommaire des profils utilisateurs

    Délégations

    Écran des délégations

    Cette page affiche les délégations de participant sur les process actifs. Une délégation ne peut pas être ajoutée aux processus en mode construction ou test.

    Un utilisateur peut associer un délégué à chaque rôle de participant de processus affiché dans cette liste. Une délégation peut être effectuée pour une durée illimitée (si aucune date n’est spécifiée) ou pour une période définie (si les dates sont définies).

    Deux types de délégations sont possibles : une délégation globale de tous les rôles de l'utilisateur à une personne en sélectionnant Tous les process et Tous les participants de l'écran de délégation, ou une délégation par rôle en sélectionnant des délégués individuels pour chaque rôle de participant de processus. Notez qu'une délégation basée sur les rôles peut remplacer la délégation globale pour ce rôle spécifique et vice-versa.

    Filtre de recherche

    Liste des délégations

    Ajouter une délégation

    Pour ajouter une nouvelle délégation, survolez et cliquez sur le bouton Nouvelle délégation. Choisissez Tous les processus et Tous les participants ou un processus et un participant spécifiques. Cliquez ensuite sur l'icône Rechercher un utilisateur pour sélectionner et définir l'utilisateur délégué. La nouvelle délégation sera automatiquement enregistrée après la sélection d'un utilisateur délégué. À tout moment avant la sélection d'un délégué, vous pouvez annuler la nouvelle délégation en cliquant sur le bouton Annuler à droite de la ligne.

    Vous pouvez spécifier les dates de Début et de Fin, ou les laisser vides pour une période de délégation indéfinie. Les dates seront enregistrées automatiquement.

    Notifier l'utilisateur délégué d'une délégation

    Pour envoyer ou renvoyer une notification de délégation au délégué, cliquez sur l'icône email à côté du nom de l'utilisateur délégué de la ligne de délégation spécifique.

    Changer l'utilisateur délégué

    Pour changer l'utilisateur délégué d'une délégation, cliquez sur l'icône Rechercher un utilisateur, puis filtrez et sélectionnez un utilisateur dans la liste.

    Supprimer une délégation

    Pour supprimer une ou plusieurs délégations, cochez la case à gauche de la ligne de délégation spécifique, puis cliquez sur le lien Supprimer qui apparaît au-dessus de la liste.

    Rafraîchir la liste de délégations

    Pour rafraîchir la liste de délégations, cliquez sur le lien Rafraîchir au-dessus de la liste.

    Formulaire d’informations sur l’action

    Écran du formulaire d’informations sur l’action

    Informatons sur les actions

    English (United States)
  • Français (Canada)

  • Français (France)

  • Français (Suisse)

  • Deutsch (Deutschland)

  • Deutsch (Schweiz)

  • Italiano (Italia)

  • PortuguĂŞs (Portugal)

  • Español (España)

  • Ouvre l'Ă©cran , qui contient une liste des demandes en cours et clĂ´turĂ©es que vous avez lancĂ©es

    Ouvre l'écran , qui contient une liste de vos actions à effectuer ainsi que des actions que vous avez clôturées

    Ouvre l'écran , qui contient une liste des actions d'équipe que vous devez effectuer ou que vous avez clôturées; ces actions sont définies avec la méthode d'affectation « self-service »

    Ouvre l'écran , qui contient une liste de vos actions à attribuer ou que vous avez déjà attribuées

    Ouvre l'écran , qui contient une liste des délégations de participants sur les processus actifs

    Ouvre l'écran , qui contient un formulaire permettant de rechercher des demandes et des actions

    Ouvre l'écran , où vous pouvez générer des rapports détaillés sur les demandes en cours et clôturées

    Ouvre le Module d'administration dans une fenĂŞtre de navigateur distincte, si vous disposez des autorisations requises

    Vous déconnecte de WorkflowGen

    Vues créées pour eux-mêmes ou vues partagées (si l’utilisateur appartient à un ou à plusieurs participants avec accès autorisée à un vue partagée)

    Administrateur

    Suivi de tous les processus

    Retourne au tableau de bord

    Ouvre l'écran Vues, qui contient une liste des vues que vous avez enregistrées

    Ouvre l'écran Nouvelle demande, qui contient une liste des processus auxquels vous avez accès et que vous pouvez lancer

    Profil WorkflowGen

    Contenu de la liste des processus

    Utilisateur

    Liste des processus dans lesquels l’utilisateur est participant (également via une délégation)

    Utilisateur avec rĂ´le de gestionnaire de processus

    Liste des processus dans lesquels l’utilisateur est participant (également via une délégation) ainsi que tous les processus du dossier dont il est gestionnaire

    Administrateur

    Aucun filtre

    Profil

    Permissions

    Demandeur

    • Nouvelle demande

    • Demandes en cours

    Acteur

    • Actions Ă  faire

    • Actions d’équipe Ă  faire

    • Actions Ă  affecter

    • Vues créées par l’utilisateur ou vues partagĂ©es (si l’utilisateur appartient Ă  un ou Ă  plusieurs participants avec accès autorisĂ© Ă  une vue partagĂ©e)

    Gestionnaire de processus ou superviseur

    Suivi des processus dont il est gestionnaire ou superviseur

    default.aspx est facultatif s’il est configuré comme document par défaut du site Web par l’administrateur de WorkflowGen.

    Cette section est applicable seulement si votre administrateur WorkflowGen a configuré le mode d’authentification sur WorkflowGen Applicative.

    Si votre administrateur WorkflowGen a défini une langue pour tous les utilisateurs, la liste de sélection des langues sera masquée.

    Rechercher

    Lancer la recherche et mettre à jour la liste des délégations

    Délégué

    Nom de l’utilisateur délégué

    Rechercher un utilisateur

    Envoyer une notification au délégué

    Début

    • Date de dĂ©but de la dĂ©lĂ©gation (incluse); requise si une date de fin est dĂ©finie

    • PĂ©riode illimitĂ©e si non dĂ©finie

    Fin

    • Date de fin de la dĂ©lĂ©gation (incluse); requise si une date de dĂ©but est dĂ©finie

    • PĂ©riode illimitĂ©e si non dĂ©finie

    Filtre

    Remarques

    Catégories

    Filtrer par catégorie de process

    Process

    Filtrer par process

    Délégations actives

    Filtrer par délégation active

    Colonnes

    Remarques

    Case Ă  cocher

    Sélectionner la délégation à supprimer

    Process

    Nom du processus

    Participant

    Nom du participant du processus

    Avec la nouvelle fonctionnalité de multi-délégation introduite dans la version 8, les utilisateurs peuvent créer plusieurs délégations globales et par rôle à différents délégués pour différentes périodes.

    Les rôles administratifs ne sont pas attribués aux utilisateurs via des délégations, à l'exception des superviseurs. Déléguer un participant superviseur ne lui donnera que les autorisations dont dispose le superviseur délégant. Par exemple, il ne permettra pas à l'utilisateur délégué d'accéder aux statistiques dans le module d'administration s'il n'a normalement pas cette autorisation, uniquement pour afficher toutes les demandes dans le portail utilisateur.

    Champs

    Remarques

    Badge de statut

    Statut de l’action :

    • Ă€ faire : l'action associĂ©e n’a pas Ă©tĂ© lancĂ©e

    • En cours : l'action associĂ©e a Ă©tĂ© lancĂ©e

    • ClĂ´turĂ©e – ComplĂ©tĂ©e :

    Rafraîchir

    Cliquez pour actualiser la page; cela est utile lorsque le processus a des actions effectuées en mode arrière-plan

    Aide

    Afficher une fenêtre d’aide de l’Afficher la fenêtre d'aide du processus, y compris un diagramme du workflow

    * Affichée uniquement si l’action a été annulée par le système suite à une erreur d’exécution.

    Panneau des commentaires

    Un panneau coulissant Ă  droite permet aux participants de la demande de poster des commentaires.

    Les opérations et les autorisations d’accès sont les mêmes que le panneau des commentaires de la formulaire d'informations sur la demande (voir Panneau des commentaires).

    Traitement d’une action

    Une action affectée en mode « self-service » peut être prise en charge sans être lancée si elle n’est pas déjà affectée à un autre utilisateur et l’utilisateur fait partie de l’équipe. Dans ce cas l’action se déplacera de la liste d’actions d’équipe à la liste personnelle d’action à faire.

    Affectation d’une action

    Si l’utilisateur est le demandeur, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par le coordinateur.

    Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par l’initiateur de l’action.

    Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée en cas d’erreur d’affectation lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Automatique à la personne.

    La liste des utilisateurs auxquels une action peut être affectée pourrait être vide si le nombre d’utilisateurs dépasse la limite (ceci peut être changé dans le module d’administration). Dans ce cas, il faut filtrer la liste. Ce filtre est appliqué aux noms, prénoms et noms d’utilisateur.

    Réaffectation d’une action

    Si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus ou administrateur WorkflowGen l’action peut être réaffectée.

    Si l’utilisateur est coordinateur et que la méthode d’affectation de l’action est manuelle par le coordinateur l’action peur être réaffectée.

    Annulation de l’affectation d’une action

    L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci a été affectée en mode « self-service ».

    L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci lui a été affectée par l’initiateur.

    Les gestionnaires (administrateurs, gestionnaires de processus et superviseurs de processus) peuvent annuler l'affectation d'une action en libre service en mode Gestionnaire.

    Lancement d’une action

    Une action avec une méthode d’affectation « self-service » peut être lancée par un participant si l’action est prise en charge mais non affectée.

    Une action non lancée avec une méthode d’affectation « self-service » peut être lancée par un participant du process s’il l’a prise en charge initialement.

    Annulation d’une action en cours

    Une action en cours peut être annulée si l’utilisateur est celui affecté à l’action ou si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus ou administrateur WorkflowGen et si une exception d’annulation d’action ou une exception par défaut est définie dans le process pour cette action.

    Clôture d’une action en cours

    Une action manuelle doit être clôturée de manière explicite par l’utilisateur qui l’a prise en charge, par le gestionnaire ou superviseur du processus, ou par l’administrateur WorkflowGen.

    Dans tous les autres cas, le système clôture automatiquement l’action en fonction de son type :

    • Une action utilisant une application est clĂ´turĂ©e automatiquement lorsque la sous-demande est clĂ´turĂ©e.

    • Une action de type sous-processus intĂ©grĂ© est clĂ´turĂ©e automatiquement lorsque la sous-demande est clĂ´turĂ©e.

    • Une action de type sous-processus indĂ©pendant est clĂ´turĂ©e automatiquement lorsque la sous-demande a Ă©tĂ© lancĂ©e.

    • Une action de type synchronisation est clĂ´turĂ©e automatiquement lorsqu’elle a Ă©tĂ© exĂ©cutĂ©e ou lorsque le dĂ©lai de pause est Ă©coulĂ©.

    Redémarrage d'une action système en expiration

    Vous pouvez redémarrer une action système en expiration (timeout) en cliquant sur le bouton Redémarrer l'action. Cette option est uniquement disponible pour les administrateurs et les gestionnaires de processus en mode d'administration et ne prend pas en charge les actions système asynchrones (par exemple, Web Proc Async) ou abandonnées.

    Le délai d'attente par défaut est de 600 secondes (10 minutes). Ceci est configuré dans le paramètre EngineServiceSystemActivitiesTimeOut (voir le tableau Service moteur dans l'annexe Paramètres de configuration Web et d'application du Guide technique de WorkflowGen).

    Lancées le

    Périodes prédéfinies de création des actions

    Du / Au

    Période définie par l'utilisateur pour les actions créées (cliquez sur les champs pour afficher un sélecteur de date sous forme de calendrier)

    Mode

    Mode de la demande : Actif ou En test, Actif ou En test

    Lancée le

    Date de création de l’action

    À faire pour [1]

    Délai de la demande après lequel l’action est considérée comme en retard

    Clôturée [2]

    Date de clôture de l’action

    Lancées le

    Périodes prédéfinies de lancement des demandes

    Du / Au

    Période définie par l’utilisateur pour le lancement des demandes (un pictogramme de calendrier affiche une fenêtre de sélection de date en un clic)

    Mode

    Mode de la demande : Actif ou En test, Actif ou En test

    Lancée le

    Date de lancement de la demande

    À faire pour [1]

    Délai de la demande après lequel la demande est considérée comme en retard

    Clôturée [2]

    Date de clĂ´ture de la demande

    Suivi des actions en cours

    Action en cours pour la demande actuelle, son utilisateur affecté, la date limite et la date de début de l'action

    formulaire d’informations sur la demande

    Lancées le

    Périodes prédéfinies de création des actions

    Du / Au

    Période définie par l'utilisateur pour les actions créées (cliquez sur les champs pour afficher un sélecteur de date sous forme de calendrier)

    Mode

    Mode de la demande : Actif ou En test, Actif ou En test

    Lancée

    Date de création de l’action

    À faire pour

    Délai de la demande après lequel l’action est considérée comme en retard

    Clôturée *

    Date de clôture de l’action

    informations sur la demande

    Lancées le

    Périodes prédéfinies pour l’affectation des actions

    Du / Au

    Période définie par l'utilisateur pour les actions créées (cliquez sur les champs pour afficher un sélecteur de date sous forme de calendrier)

    Mode

    Mode de la demande : Actif ou En test, Actif ou En test

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande (un lien affiche l’écran d'informations sur la demande)

    Process

    Nom du processus

    Action

    Nom de l’action (un lien affiche l’écran de suivi de la demande)

    Lancée

    Date de création de l’action

    À faire pour

    Délai de la demande après lequel l’action est considérée comme en retard

    Affectée à

    L’utilisateur à qui l’action est affectée

    Le

    Date d’affectation

    Lancée

    Date de création de l’action

    À faire pour

    Délai de la demande après lequel l’action est considérée comme en retard

    Affectée à

    L’utilisateur à qui l’action est affectée

    Le *

    La date et l'heure auxquelles l'action a été affectée.

    informations sur la demande

    Zoom in / out

    Cliquez les icĂ´nes de loupe pour augmenter ou diminuer le zoom du processus de la vue graphique

    Aide texte

    Aide texte associée à la demande ou à l’action

    Aide lien

    Lien vers un document d’aide sur la demande ou l’action

    Aide email

    Adresse email pour l’aide sur la demande ou l’action

    l’action est clôturée comme déterminé dans le processus
  • ClĂ´turĂ©e – AnnulĂ©e : l’action est annulĂ©e

  • Vue graphique

    Afficher le suivi graphique de la demande (disponible uniquement pour les participants autorisés)

    Utilisateur / Administrateur

    Cliquez pour basculer entre la vue Utilisateur et la vue Administrateur (si l'utilisateur possède des droits de superviseur sur la demande)

    Description

    Description de l'action

    Demandeur

    Lancée par

    Nom de l’initiateur de l’action

    Démarrée

    Date de lancement de l’action

    Participant

    Participant associé à l’action

    Affectée

    Nom de l’utilisateur à qui l’action a été affectée

    Par

    Nom de l’utilisateur qui a effectué l’affectation

    Le

    Date d’affectation de l’action

    Erreur *

    Message d’erreur affiché lorsqu’une erreur d’exécution survient lors du lancement de l’action

    Sous-demande

    Lien affichant l’écran de suivi de l’action d’une sous-demande (uniquement visible lorsque l’action est de type sous-processus)

    IcĂ´ne du fichier

    Les fichiers avec les extensions suivantes sont affichés avec leur icône respective : PDF, FDF, DOC, XLS, PPT, HTML / HTM / XML, ZIP, TXT, BAT, SYS, non précisé (pour les autres extensions)

    Données associées

    Liste des données associées à la demande définies avec la propriété visible par le concepteur de processus

    Panneau des commentaires

    Cliquez la bulle en haut à droite pour ouvrir un panneau coulissant qui affiche la liste des commentaires de la demande et où vous pouvez écrire des commentaires

    Demandes
    Actions
    Actions d'équipe
    Affectations
    Délégations
    Recherche
    Analytiques

    Formulaire d’informations sur la demande

    Écran du formulaire d’informations sur la demande

    Cliquez sur le numéro ou la description de la demande dans la liste des demandes, ou cliquez sur dans le menu de gauche du formulaire de demande, pour afficher le formulaire d'informations sur la demande.

    Vue utilisateur

    Vue administrateur

    Formulaire de demande

    Liste des actions

    La liste des actions comprend :

    • Mes actions Ă  faire

    • Mes actions d’équipe Ă  faire

    • Liste des actions Ă  affecter Ă  une autre personne

    Historique des actions

    Panneau des commentaires

    Cliquez sur dans le coin supérieur droit de l'écran pour ouvrir un panneau coulissant où les participants de la demande peuvent publier des commentaires libres. Ici, vous pouvez :

    • Visualiser, rafraĂ®chir Afficher, actualiser et trier la liste des commentaires par date de publication ou par auteur, en ordre croissant ou dĂ©croissant

    • Poster un nouveau commentaire

    • Supprimer un commentaire existant dont vous ĂŞtes l’auteur ou administrateur/superviseur

    L’administrateur du processus peut donner aux utilisateurs les permissions de lecture ou de lecture et écriture (ou aucune permission).

    Les administrateurs WorkflowGen et les gestionnaires et superviseurs de processus ont les permissions de lecture et écriture par défaut.

    Lancer une demande

    Un processus peut être lancé si sont statut est actif. Seuls les gestionnaires et les superviseurs de processus et les administrateurs WorkflowGen peuvent lancer des processus en mode test, et ce uniquement pour les processus dont ils sont demandeurs. Un processus ne peut être démarré si sa définition est invalide. Un processus peut être démarré par n’importe quel utilisateur associé au participant demandeur.

    Annuler une demande

    Une demande en cours peut être annulée par le demandeur si aucune action affectée à un autre utilisateur est en cours, ou si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus, ou un administrateur WorkflowGen.

    Supprimer une demande

    Une demande peut être supprimée :

    • si elle est en mode test,

    • par l’utilisateur si la première action ouverte lui a Ă©tĂ© affectĂ©e,

    • par un administrateur WorkflowGen, ou

    Afficher la fenĂŞtre d'aide du processus, y compris un diagramme du workflow

    Vue graphique

    Afficher le suivi graphique de la demande (disponible uniquement pour les participants autorisés)

    Utilisateur / Administrateur

    Cliquez pour basculer entre la vue Utilisateur et la vue Administrateur (si l'utilisateur possède des droits de superviseur sur la demande)

    Annuler

    Annuler la demande (disponible uniquement en vue Administrateur)

    Supprimer

    Supprimer la demande (disponible uniquement en vue Administrateur)

    Demandée le

    Date de lancement de la demande et nom du demandeur

    Données de la demande

    Liste des données associées à la demande qui ont été définies comme visibles par le concepteur du processus

    IcĂ´ne du fichier

    Les fichiers avec les extensions suivantes sont affichés avec leur icône respective : PDF, FDF, DOC, XLS, PPT, HTML / HTM / XML, ZIP, TXT, BAT, SYS, non précisé (pour les autres extensions)

    Délai (heure limite)

    Date limite de la réalisation de la demande (si approprié)

    Panneau des commentaires

    Cliquez la bulle en haut à droite pour ouvrir un panneau coulissant qui affiche la liste des commentaires de la demande et où vous pouvez écrire des commentaires

    Autres actions à effectuer par quelqu’un d’autre

    À faire pour

    Date limite de réalisation de l’action (si approprié)

    Aide

    Un lien permet l’affichage d’une fenêtre d’aide de l’action contenant un texte d’aide, un lien et une adresse email de support

    le ...

    Date et heure de la réalisation de l’action

    Souscrire aux flux RSS de la liste des commentaires
    par le gestionnaire ou superviseur de process si Autoriser les gestionnaires de dossiers et les superviseurs de process à supprimer des demandes a été activé dans le panneau de configuration.

    Champs

    Remarques

    Badge de statut

    Statut de la demande :

    • En cours : la demande est lancĂ©e

    • ClĂ´turĂ©e – TerminĂ©e : la demande est clĂ´turĂ©e comme dĂ©terminĂ© dans le processus

    • ClĂ´turĂ©e – AnnulĂ©e : la demande est annulĂ©e

    Demande parent

    Lien permettant de revenir à l’écran de suivi de la demande parent (uniquement visible dans les sous-demandes)

    Rafraîchir

    Cliquez pour actualiser la page; cela est utile lorsque le processus a des actions effectuées en mode arrière-plan

    Colonnes

    Remarques

    Nom

    Nom et icône de l’action

    • Cliquez sur l’icĂ´ne de l’action pour afficher le formulaire d’informations sur l’action

    • Cliquez sur le nom de l’action pour lancer l’action

    Par défaut cliquer sur le nom de l’action lance l’action mais vous pouvez configurer WorkflowGen afin de modifier ce comportement et d’afficher l’écran de suivi de l’action au lieu de lancer l’action

    Description

    Description de l’action

    Affectée à

    Nom de l’utilisateur à qui l’action est affectée

    Colonnes

    Remarques

    Nom

    Icône et nom de l’action (un lien affiche le formulaire d'informations sur l'action)

    Description

    Description de l’action

    Complétée par ...

    Nom de l’utilisateur

    Tous les commentaires sur une demande sont affichés dans la page d’accueil du portail utilisateur en lecture seule. Pour ajouter un commentaire, il faut retourner au formulaire de suivi des demandes.

    Laisser un commentaire sur une demande depuis son formulaire d’informations

    Aide

    Tableau de bord

    Écran du tableau de bord

    Ce tableau de bord affiche toutes les options disponibles en fonction de votre profil. Des liens personnalisés peuvent être ajoutés en tant qu'options supplémentaires sur le tableau de bord.

    Messages d’erreur

    Sécurité

    Tableau de bord personnalisé

    Le tableau de bord affiche la date de votre dernière visite ainsi que votre prénom et votre nom. La date et l'heure sont affichées selon votre fuseau horaire actuel.

    Panneau des paramètres utilisateur

    Le panneau des paramètres utilisateur est accessible en cliquant sur l’icône utilisateur dans le coin supérieur gauche du tableau de bord. Ce panneau vous permet de définir votre langue et votre fuseau horaire ainsi que de modifier votre mot de passe.

    Tableau de bord mono-processus

    En sélectionnant un nom de processus depuis la liste déroulante en haut à gauche du bandeau, le tableau de bord affichera les informations pour ce processus uniquement.

    Quick view

    Si la fonctionnalité Quick view a été activée dans le module d'administration, cliquer sur l'icône de demande à gauche du nom du processus ouvre une fenêtre contextuelle affichant le formulaire du processus, y compris toutes les données prédéfinies du processus.

    Remplissage d'un formulaire de note de frais en Quick view

    Vous pouvez saisir et soumettre des informations, imprimer le formulaire en cliquant sur l'icône d'imprimante, naviguer vers la fenêtre Quick view de la demande précédente ou suivante (si applicable) en utilisant les flèches, fermer la fenêtre Quick view en cliquant sur l'icône et, selon le statut du processus et les paramètres de sécurité utilisateur, supprimer ou annuler la demande.

    Mes favoris

    Si vous avez ajouté des processus et/ou des vues à votre liste de favoris, la section Mes favoris apparaîtra en haut de votre tableau de bord, avec une liste vous permettant de lancer ces processus ou d'ouvrir ces vues.

    Pour ajouter ou retirer un processus ou une vue de votre liste de favoris, survolez son nom dans la liste Nouvelle demande ou Mes vues et cliquez sur l'étoile contourée à droite. (Vous pouvez également retirer des favoris directement dans la liste Mes favoris).

    Nouvelle demande

    Cliquez sur Nouvelle demande pour afficher la liste des demandes que vous pouvez lancer. Les nouvelles demandes peuvent être regroupées par catégorie.

    Liste des nouvelles demandes développée sur l'écran du tableau de bord

    Pour ajouter ou retirer un processus de votre liste de favoris, cliquez sur l'étoile contourée. Seuls les processus ayant le statut Actif peuvent être ajoutés aux favoris.

    Par ailleurs, la configuration du système dans le module d'administration permet d'afficher les descriptions des processus et des actions au lieu de leurs noms de code.

    Colonnes

    Remarques

    Nom

    Icône et nom du processus (ou description du processus)  indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») En cliquant sur l'icône du processus, une nouvelle demande sera lancée. Si la fonctionnalité Quick view a été activée dans le module d'administration, le formulaire de demande de processus s'affichera dans une fenêtre contextuelle. Nom du processus : Un lien permet de lancer une nouvelle demande.

    Description

    Description du processus (au lieu du nom de code)

    Aide

    Aide du processus (un lien est affiché pour ouvrir l’écran d’aide du processus)

    Mes vues

    Cliquez sur Mes vues pour afficher vos vues personnalisées enregistrées.

    Liste Mes vues développée sur l'écran du tableau de bord

    Mes demandes en cours

    Ceci est la liste des demandes en cours dont vous ĂŞtes le demandeur.

    Liste Mes demandes en cours développée sur l'écran du tableau de bord

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande :   indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») Si la fonctionnalité Quick view a été activée dans le module d'administration, cliquer sur l'icône de demande ouvrira une fenêtre contextuelle contenant les données prédéfinies du processus (p.ex. FORM_ARCHIVE). ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.

    Process

    Nom du processus

    Lancée le

    Date et heure du lancement de la demande

    Mes actions Ă  faire

    Ceci est la liste des actions que vous devez effectuer.

    Liste Mes actions à faire développée sur l'écran du tableau de bord

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande   indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du processus s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE). ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.

    Process

    Nom du processus

    Action

    Icône et nom de l’action

    • Cliquez sur l'icĂ´ne pour afficher le formulaire de suivi de l'action

    • Cliquez sur le nom de l'action pour la lancer

    Mes actions d’équipe à faire

    Ceci est la liste des actions d'équipe.

    Étant en mode « self-service », ces actions ne sont pas affectées à une seule personne et peuvent donc être prises en charge par tout utilisateur associé au participant de l'action.

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande   indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du processus s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE). ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.

    Process

    Nom du processus

    Action

    Icône et nom de l’action

    • Cliquez sur l'icĂ´ne pour afficher le formulaire de suivi de l'action

    • Cliquez sur le nom de l'action pour la lancer

    Actions Ă  affecter Ă  une personne

    Ceci est la liste des actions que l’utilisateur doit affecter à quelqu’un. Cette fonction s’applique sous les circonstances suivantes :

    • Un participant avec un coordinateur

    • Une affectation manuelle par l’initiateur de l’action

    • Une personne qui n’est pas coordinateur qui prend charge d’une action prĂ©cĂ©dente

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    Icône et ID de la demande   indique que le processus est en mode test (« En test »)   indique que le processus est actif (« Actif ») Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du processus s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE). ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.

    Process

    Nom du processus

    Action

    Icône et nom de l’action

    • Cliquez sur le nom de l'action pour la lancer

    • Cliquez sur l'icĂ´ne pour afficher le formulaire de suivi de l'action

    Rechercher

    Ceci affiche l’écran de recherche. Pour des informations sur comment utiliser cette fonctionnalité, voir la section Recherche.

    Suivi des demandes en cours

    L’accès à la liste des demandes en cours et en retard est donné à l’utilisateur s’il est gestionnaire ou superviseur de processus (en fonction des processus qu’il gère).

    Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à la liste des demandes en cours ou en retard pour tous les processus. Vous pouvez enregistrer la vue actuelle de la liste des demandes.

    Suivi des actions en cours

    Vous pouvez accéder à cette liste des actions en cours ou en retard si vous êtes gestionnaire ou superviseur de processus (selon les processus que vous gérez). Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à la liste des actions en cours ou en retard pour l’ensemble des processus. Vous pouvez enregistrer la vue actuelle de la liste des actions.

    Panneaux contextuels du tableau de bord

    Vous pouvez ajouter vos vues enregistrées à votre tableau de bord sous forme de panneaux contextuels flottants personnalisables, que vous pouvez organiser selon vos besoins. Ces panneaux resteront sur votre tableau de bord et se rafraîchiront automatiquement à chaque retour sur la page, bien que vous puissiez également les actualiser manuellement en cliquant sur l'icône située en haut à droite.

    Pour ouvrir un panneau contextuel, cliquez sur l'icône située à gauche du nom d'une vue enregistrée (voir Enregistrer comme vue). Vous pouvez ensuite le placer sur votre tableau de bord et le redimensionner selon vos besoins.

    Vous pouvez également lancer un formulaire d’action directement depuis un panneau contextuel. La réalisation d'actions de cette manière actualisera la vue affichée dans le panneau au lieu de vous rediriger vers la page normalement configurée pour l'exécution de l'action (comme le formulaire de suivi ou le tableau de bord).

    Les panneaux contextuels sont également très utiles avec la fonctionnalité Approbation rapide, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Cela vous permet d'accéder immédiatement à votre liste d'actions de validation et de les traiter directement dans le panneau du tableau de bord à l'aide des boutons (voir Approbation rapide pour plus d'informations).

    Boutons d'approbation rapide affichés dans un panneau contextuel du tableau de bord

    Rafraîchissement et auto rafraîchissement des panneaux contextuels

    Les vues dans les panneaux contextuels se rafraîchiront toujours lorsque vous reviendrez à votre tableau de bord, mais vous pouvez également les actualiser manuellement en cliquant en haut à droite.

    Si votre administrateur WorkflowGen a activé la fonctionnalité d’auto rafraîchissement, l’icône sera affichée, et les panneaux rafraîchiront selon l’intervalle prédéfinie. Vous pouvez activer et désactiver l’auto rafraîchissement en cliquant l’icône.

    Tableau de bord du portail utilisateur dans le thème violet sombre
    • Seuls les processus avec le statut Actif peuvent ĂŞtre ajoutĂ©s Ă  la liste des favoris.

    • Si un processus a Ă©tĂ© archivĂ© ou supprimĂ©, ou si vous ne faites plus partie des participants d'un processus, vous ne pourrez plus lancer ce processus. (Le processus sera toujours visible dans la liste des favoris Ă  ce que le tableau de bord soit rafraĂ®chi.)

    Si vous passez de la vue affichée dans le panneau vers une autre page, par exemple en ouvrant un formulaire de demande ou de suivi depuis le panneau, et ensuite que vous cliquez l’icône de rafraîchissement, le panneau reviendra à la vue et la rafraîchira. Dans ce cas, vous perdrez toutes les informations saisies dans le formulaire qui n’auront pas encore été envoyées. D’ailleurs, si vous rafraîchissez durant des validations d’Approbation rapide, tous les boutons sélectionnés seront réinitialisés et vous perdrez vos sélections. Le rafraîchissement est désactivé lors de l’éclatement (« drilldown ») des graphiques personnalisées affichées dans des panneaux du tableau de bord.

    L’auto rafraîchissement sera désactivé automatiquement dans les cas suivants :

    • Durant des validations d’Approbation rapide, car un rafraĂ®chissement rĂ©initialiserait les boutons sĂ©lectionnĂ©s.

    • En passant de la vue affichĂ©e dans le panneau vers une autre page, par exemple en ouvrant un formulaire de demande ou de suivi depuis le panneau.

    Vous n’êtes pas un participant de la demande

    Une demande ou une action peut seulement être visualisée ou modifiée par un participant, un gestionnaire ou un superviseur de processus.

    Vous n’êtes pas autorisé à accéder à ce fichier

    Si le téléchargement est sécurisé, seul un administrateur WorkflowGen, un gestionnaire de processus, un superviseur de processus ou un participant avec des droits de lecture suffisants peut accéder aux fichiers de la demande.

    Demande incorrecte

    Erreur

    Cause

    La demande n’a pas été trouvée

    La demande à laquelle vous essayez d’accéder n’est pas dans la base de données

    L’action n’a pas été trouvée

    L’action à laquelle vous essayez d’accéder n’est pas dans la base de données

    L’action a déjà été effectuée

    Vous essayez de modifier une action qui a déjà été clôturée

    Erreurs du circuit du processus

    Erreur

    Cause

    La demande n’est pas disponible

    La demande à laquelle vous essayez d’accéder ne possède pas le statut « En test » ou « Active »

    Le process a atteint le nombre maximum d’instances autorisé pour l’action

    Le nombre d’action du processus a atteint la limite définie par le paramètre Nombre maximum d'instances d’une même action dans le Panneau de configuration.

    Le process ne peut pas démarrer car sa définition n’est pas valide

    La demande que vous essayez de créer est basée sur une définition de processus qui contient des erreurs.

    Erreurs d’exécution d’une action

    Erreur

    Cause

    Un paramètre obligatoire dans le process n’a pas été trouvé

    La valeur d’un paramètre obligatoire dans le processus est vide.

    Le nom d’utilisateur de la personne à affecter à l’action n’a pas été trouvé

    Si l’affectation de l’action est dynamique, la donnée contenant le nom d’utilisateur est vide.

    Le nom d’utilisateur de la personne à affecter ne correspond pas à un utilisateur

    Si l’affectation de l’action est dynamique, le nom de l’utilisateur contenu dans la donnée ne correspond pas à un utilisateur de l’application.

    Erreurs d’exécution d’une sous-demande

    Erreur

    Cause

    Paramètre manquant

    Seulement lors du lancement d’une action de type sous-processus. Un des paramètres obligatoires pour le sous-processus n’a pas été envoyé par la demande parent.

    Le sous-processus n’a pas été trouvé

    Le sous-processus auquel vous souhaitez accéder n’est pas dans la base de données ou son statut n’est pas « En test » ou « Actif ».

    L’utilisateur n’est pas déclaré en tant que demandeur du processus

    Le demandeur défini pour la sous-demande n’est pas associé au participant demandeur du sous-processus.

    Erreurs de clôture d’une action

    Erreur

    Cause

    L’action a été annulée à cause de l’expiration du délai de timeout

    Le verrou de la donnée de l’action a expiré. Vous devez relancer l’action.

    Une erreur est survenue lors de l’exécution d’une procédure Web

    La donnée retournée par la procédure Web ou le service Web est invalide.

    Erreurs de licence

    Erreur

    Cause

    The number of authorized users is over. Please contact your administrator to upgrade your license.

    Vous ne pouvez pas créer plus d’utilisateurs que le nombre spécifié par votre licence.

    This operation is not allowed with your license. Please contact your administrator to upgrade your license.

    Vous ne pouvez pas modifier les données dans la version Archive de WorkflowGen.

    Erreurs de la Vue avancée d’une recherche

    Erreur

    Cause

    Ce champ contient un ou plusieurs caractères illégaux

    Le nom de vue que vous avez saisi contient un ou plusieurs des caractères illégaux suivants : < > / \ ;

    Le nom de la vue ne peut pas ĂŞtre vide

    Vous n’avez pas saisi un nom de vue.

    Identifiant de la colonne contient des caractères inattendus

    L’identifiant de colonne que vous avez saisi contient un ou plusieurs des caractères illégaux suivants : < > / \ ;

    Erreur

    Cause

    Vous n’êtes pas autorisé à afficher cette page

    L’utilisateur doit être un utilisateur WorkflowGen ou un administrateur pour accéder à l’application.

    Recherche

    Écran de recherche

    L’écran de recherche permet d’effectuer des recherches avancées sur les demandes et les actions accessibles à l’utilisateur. Les critères de recherche peuvent être enregistrés afin d’accéder rapidement aux résultats de recherche sans saisir les critères à nouveau dans l’écran de recherche (voir Sauvegarder la vue pour plus d’informations).

    Par défaut, seulement les demandes initiées par l’utilisateur lui-même et les actions prises en charge par l’utilisateur seront visibles. Ceci s’applique à tous les types d’utilisateurs incluant les superviseurs, gestionnaires et administrateurs.

    En mode Superviseur, des critères de recherche additionnelles seront disponible et la recherche portera sur toutes les activités dont l’utilisateur supervise (voir la section ci-dessous pour plus d’informations).

    En cochant l’option Vue avancée, les résultats de la recherche seront affichés dans un format personnalisable, permettant à l’utilisateur de contrôler comment les résultats seront organisés.

    En cochant l’option Approbation rapide, les boutons d’Approbation rapide seront affichés à côté des actions de validation si cette fonctionnalité est activée. Cette option est disponible uniquement en recherchant en mode Utilisateur.

    Formulaire de recherche

    Cliquez sur Des Demandes pour la recherche des demandes ou sur Des Actions pour la recherche des actions. Le formulaire de recherche est en mode Utilisateur par défaut.

    1. Disponible en filtrant par processus ou en mode de recherche mono-processus.

    2. Disponible en filtrant par processus ou en mode de recherche mono-processus; disponible en mode multi-processus si des données communes aux processus ont été configurées par votre administrateur WorkflowGen.

    3. Disponible en mode de recherche mono-processus.

    Mode Superviseur

    En mode Superviseur, les filtres de recherche additionnels suivants seront disponibles :

    Résultats de recherche

    Liste des demandes

    Liste des actions

    Sauvegarder la vue

    Votre recherche en cours peut être sauvegardée en tant que vue en cliquant sur Sauvegarder en vue affiché au-dessus des résultats de recherche.

    Analytiques

    Aperçu

    L’écran Analytiques permet d’obtenir des rapport détaillés de toutes les demandes en cours et clôturées. Les utilisateurs peuvent accéder aux types de rapports suivants :

    • Analytiques des activitĂ©s fournissant des vues en temps rĂ©el et historiques des diverses demandes et actions

    Erreur lors de l’ouverture du fichier

    Le fichier auquel vous essayez d’accéder est invalide

    Le fichier n’a pas été trouvé

    Le fichier auquel vous essayez d’accéder n’est pas sur le serveur

    Un fichier associé à la donnée est manquant

    Le fichier associé à la donnée n’est pas sur le serveur

    Un fichier associé à une donnée est manquant

    Le fichier associé à la donnée n’existe pas ou est inaccessible. Vérifiez les permissions de lecture et d’écriture des utilisateurs WorkflowGen sur le dossier qui contient les fichiers temporaires des actions.

    Une erreur est survenue lors de l’évaluation des conditions de la transition

    La condition spécifiée pour la transition a généré une erreur à l’exécution. Vérifiez la syntaxe de la condition.

    Une erreur est survenue lors de l’évaluation des conditions de la notification

    La condition spécifiée pour la notification a généré une erreur à l’exécution. Vérifiez la syntaxe de la condition.

    Une erreur est survenue lors de l’évaluation des conditions de la transition

    La condition de la transition de l’action n’a pas pu être évaluée. Vérifiez la syntaxe de la condition.

    Une erreur est survenue lors de l’appel d’une procédure Web

    L’application n’a pas pu atteindre l’URL de la procédure Web ou du service Web. Vérifiez que l’URL est correcte et que le nom d’utilisateur et le mot de passe sont valides.

    Identifiant de la colonne doit ĂŞtre unique

    Vous avez saisi un identifiant de colonne qui existe déjà.

    Votre fonction ne retourne pas une valeur

    Toute fonction saisie dans les boîtes de dialogue Sauvegarder la vue courante ou Éditer les colonnes doit calculer et retourner une valeur.

    Le navigateur renvoie cette erreur s’il y a un problème dans JavaScript : ...

    Selon le navigateur que vous utilisez, le message d’erreur que vous recevez peut être légèrement différent. Cependant, tous les navigateurs renvoient un message s’il y a un problème de JavaScript.

    Demande n°

    Filtre par numéro de demande

    État

    Filtre par état de la demande : Tous, Test ou Actif

    Statut

    Filtre par statut de la demande

    Date

    Filtre par date sélectionnée (date de création de la demande, date de clôture de la demande ou date limite)

    Période

    Filtre par période prédéfinie

    Ou Du ... Au

    Filtre par période définie par l’utilisateur

    Catégorie

    Filtre par catégorie

    Process

    Filtre par nom de processus

    Version 1

    Filtre par version de processus

    Action 1 (recherche des actions uniquement)

    Filtre par action ✏️ Note : Par défaut, la recherche ne peut filtrer que par les actions dont l’utilisateur est participant. En mode Superviseur, la recherche peut filtrer par n’importe quelle action du processus sélectionné dont l’utilisateur est superviseur.

    Filtres sur les données 2

    Filtre par valeur de données du processus

    ✏️ Note : L'opérateur does not contain exclut les valeurs NULL.

    RequĂŞte 1 (recherche des demandes uniquement)

    Texte ou mots-clés utilisés pour exécuter la recherche hybride par texte intégral et similarité; ceux-ci varient selon que votre instance WorkflowGen utilise SQL Server ou PostgreSQL Server

    SQL Server La facture démo rechercherait des données contenant l’un ou l’autre des mots-clés.

    PostgreSQL Server Lorsqu’un texte est utilisé :

    • Texte non entre guillemets

    Données 3 (recherche des demandes uniquement)

    Données de demande à rechercher : Toutes, Pièce-jointe, Description ou Sujet

    Seuil de similarité 1 (recherche des demandes uniquement)

    Spécifie le pourcentage minimal de similarité requis pour qu’un résultat soit considéré comme pertinent dans les recherches sémantiques

    Vue avancée

    • Affiche les rĂ©sultats dans un rapport personnalisable

    • Affiche la pagination ✏️ Note : La fonctionnalitĂ© de pagination cĂ´tĂ© serveur ne prend pas en charge certaines des fonctions existantes de la vue avancĂ©e, telles que Exporter la grille, Voir le graphique et Filtrage des colonnes.

    Affichage de l'action (recherche des actions uniquement)

    Cache les numéros d'action dans les résultats de recherche

    Nom d'utilisateur de l’assigné (recherche des actions uniquement)

    Filtre par le nom d’utilisateur de l’utilisateur assigné

    Participant

    Filtre par participant (global ou processus) dans tous les processus dont l’utilisateur supervise

    En retard

    Filtre par demandes ou par actions qui sont en retard du nombre de jours spécifié dans la liste déroulante

    Non affectée (recherche des actions uniquement)

    Filtre par actions non affectées

    À prendre en charge (recherche des actions uniquement)

    Filtre par actions Ă  prendre en charge

    Clôturée le

    Date de clĂ´ture de la demande

    À faire pour le

    Date limite de réalisation de la demande

    Éléments de données supplémentaires

    Toutes autres données supplémentaires associées au processus (telles que définies par le concepteur du processus) seront affichées sous forme de colonnes supplémentaires en mode mono-processus

    Lancée le

    Date de création de l’action

    Clôturée

    Date de clôture de l’action

    À faire pour le

    Date limite de réalisation de la demande

    Éléments de données supplémentaires

    Toutes autres données supplémentaires associées au processus (telles que définies par le concepteur du processus) seront affichées sous forme de colonnes supplémentaires en mode mono-processus

    Partager avec des participants

    Sélectionne les participants avec lesquels partager la vue

    Boutons / Champs

    Remarques

    Des Demandes

    Sélectionne la recherche des demandes

    Des Actions

    Sélectionne la recherche des actions

    Mode

    Bascule entre les modes de recherche Utilisateur et Superviseur (voir la prochaine section, Mode superviseur)

    Champs

    Remarques

    Nom du demandeur (recherche des demandes uniquement)

    Filtre par le nom du demandeur

    Nom d'utilisateur du demandeur (recherche des demandes uniquement)

    Filtre par le nom d’utilisateur du demandeur

    Nom de l’utilisateur assigné (recherche des actions uniquement)

    Filtre par le nom de l’utilisateur assigné

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    ID de la demande (un lien affiche l’écran de la demande)

    Process

    Description de la demande

    Créée le

    Date de création de la demande

    Colonnes

    Remarques

    Demande n°

    ID de la demande (un lien affiche l’écran de la demande)

    Action

    Nom de l’action (un lien affiche l’écran de l’action)

    Process

    Description de la demande

    Champs

    Remarques

    Nom

    Nom de la vue

    Remplacer

    Sélectionne une vue existante à remplacer

    Afficher le lien sur la page d’accueil

    Ajoute un lien direct vers cette vue sur la page d’accueil du portail utilisateur

    Par défaut, la recherche peut filtrer uniquement les actions auxquelles l'utilisateur participe. En mode Superviseur, la recherche peut filtrer toutes les actions du processus sélectionné dont l'utilisateur est superviseur (voir la section suivante, Mode Superviseur).

    Les colonnes dans la liste des résultats peuvent être réorganisées par glisser-déplacer. L’ordre des colonnes est spécifique à l’utilisateur et maintenu à l’avenir.

    Mode superviseur

    Vous pouvez ajouter des vues partagées par d'autres utilisateurs à votre liste de favoris, mais si une vue n'est plus partagée, vous ne pourrez plus l'ouvrir. (La vue sera toujours visible dans la liste des favoris à ce que le tableau de bord soit rafraîchi.)

  • Lors de l’éclatement (« drilldown ») des graphiques personnalisĂ©es affichĂ©es dans des panneaux du tableau de bord.

  • Ă€ faire pour le

    Délai de la demande (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)

    Créée le

    Date et heure de la création de l’action

    À faire pour le

    Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)

    Créée le

    Date et heure de la création de l’action

    À faire pour le

    Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)

    Créée le

    Date et heure de la création de l’action

    À faire pour le

    Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)

    Analytiques des données fournissant les informations détaillées sur les données associées aux processus avec des possibilités de filtrage étendues

    Les paramètres analytiques (tels que le nombre d'éléments à afficher dans un rapport) sont configurés dans la section Analytiques de l'onglet Portail du Panneau de configuration du module d'administration (voir Analytiques dans le Guide d'administration de WorkflowGen pour plus d'informations).

    Activités

    Formulaire d'analytiques d'activité

    Le formulaire d'analytiques d'activité permet la création de vues et de rapports sur les demandes en cours (en temps réel) mais également sur les demandes dans n’importe quelle période de temps.

    Champs

    Description

    Période

    Filtre par période prédéfinie

    Ou de ... Ă 

    Filtre par période définie par l’utilisateur

    Dossier

    Filtre par dossier de processus

    * Affiché uniquement lorsqu'un seul processus est choisi dans la liste déroulante Processus.

    Si la période choisie est Temps réel, le rapport sera basé sur les demandes en cours uniquement.

    Rapport d'activité : temps réel

    Fonctions disponibles

    Fonctions

    Description

    Affiner la recherche

    Lance une nouvelle recherche statistique

    Sauvegarder la vue courante

    Sauvegarde le rapport en cours comme vue

    Imprimer

    Imprime le rapport

    Demandes

    Général

    • Nombre de demandes en cours

    • Nombre de demandes en cours avec retard

    • Nombre de demandes en cours avec actions en retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Par demandeur

    • Nombre de demandes en cours

    • Nombre de demandes en cours avec retard

    • Nombre de demandes en cours avec actions en retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Par processus

    • Nombre de demandes en cours

    • Nombre de demandes en cours avec retard

    • Nombre de demandes en cours avec actions en retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Actions

    Général

    • Nombre d’actions en cours

    • Nombre d’actions en cours avec retard

    • Nombre d’actions Ă  assigner

    • Nombre d’actions Ă  faire (actions d'Ă©quipe Ă  faire mais pas encore affectĂ©es)

    Par participant

    • Nombre d’actions en cours

    • Nombre d’actions en cours avec retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Par processus

    • Nombre d'actions en cours

    • Nombre de demandes en cours avec retard

    • Nombre de demandes en cours avec actions en retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Rapport d'activité : par période

    Fonctions disponibles

    Fonctions

    Description

    Affiner la recherche

    Lance une nouvelle recherche statistique

    Sauvegarder la vue courante

    Sauvegarde le rapport en cours comme vue

    Imprimer

    Imprime le rapport

    Demandes

    Général

    • Nombre de demandeurs diffĂ©rents

    • Nombre de demandes en cours

    • Nombre de demandes en cours avec retard

    • Nombre de demandes en cours ayant des actions en retard

    • Nombre de demandes clĂ´turĂ©es

    • Nombre de demandes clĂ´turĂ©es avec retard

    • Nombre de demandes clĂ´turĂ©es ayant des actions en retard

    • DurĂ©e de rĂ©alisation moyenne (toutes les demandes)

    • DurĂ©e de rĂ©alisation moyenne (toutes les demandes sauf les demandes en retard)

    • Nombre de demandes par jour

    Top process

    • Nombre de demandes par processus

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Participants

    Volume de demandes (par demandeur)

    • ExĂ©cutĂ©es

    • En cours

    • En cours avec retard

    • En cours avec des actions en retard

    • ClĂ´turĂ©es

    • ClĂ´turĂ©es avec retard

    • ClĂ´turĂ©es avec des actions en retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Volume d’actions par participant

    • En cours

    • En cours avec retard

    • ClĂ´turĂ©es

    • ClĂ´turĂ©es avec retard

    • Ă€ affecter

    • Ă€ accepter (actions d'Ă©quipe Ă  faire mais pas encore assignĂ©es)

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Délais des actions (par participant)

    • RĂ©alisation

    • RĂ©alisation hors retard

    • Prise en charge

    • Prise en charge hors retard

    Affichage : tableau, histogramme, graphique en camembert

    Données

    Formulaire des statistiques des données

    Le formulaire des statistiques des données permet la création de rapports sur les données des demandes en cours.

    Champs

    Description

    Période

    Filtre par période prédéfinie

    Ou du ... Ă 

    Filtre par période définie par l’utilisateur

    Demandeur

    Filtre par utilisateur demandeur

    * Affiché uniquement lorsqu'un seul processus est choisi dans la liste déroulante Processus.

    Fonctions disponibles

    Fonctions

    Remarques

    Affiner la recherche

    Lance une nouvelle recherche statistique

    Sauvegarder la vue courante

    Sauvegarde le rapport en cours comme vue

    Export CSV

    Exporte le rapport en format CSV (valeurs séparées par virgules)

    ✏️ Note : Vous pouvez utiliser un séparateur différent en fonction de votre langue et/ou de votre culture si nécessaire, mais cela doit être configuré par un administrateur WorkflowGen.

    Écran des statistiques

    Rapport des statistiques des données

    Colonnes

    Description

    Demande n°

    Numéro de demande

    Créée le

    Date de création de la demande

    Demandeur

    Initiateur de la demande

    Les résultats peuvent varier en fonction des paramètres des statistiques que vous filtrez.

    Les colonnes dans la liste des résultats peuvent être réorganisées par glisser-déplacer. L’ordre des colonnes est spécifique à l’utilisateur et maintenu à l’avenir.

    :
    La facture démo
    rechercherait des données contenant à la fois les mots
    facture
    et
    démo
    .
  • "Texte entre guillemets" : "La facture dĂ©mo" rechercherait des donnĂ©es contenant le mot facture suivi du mot dĂ©mo.

  • OR : facture or dĂ©mo rechercherait des donnĂ©es contenant l’un ou l’autre des mots-clĂ©s.

  • - : La facture -dĂ©mo rechercherait des donnĂ©es contenant le mot facture et ne contenant pas le mot dĂ©mo.

  • Pour plus d’informations et des exemples, consultez la documentation PostgreSQL (disponible en anglais uniquement) : https://www.postgresql.org/docs/current/textsearch-controls.html#TEXTSEARCH-PARSING-QUERIES

    Affiche les boutons d'Approbation rapide pour les actions de validation (recherche des actions en mode Utilisateur uniquement)

    Catégorie

    Filtre par catégorie de processus

    Process

    Filtre par nom du processus

    Version *

    Filtre par version du processus

    État

    Filtre par état de la demande: Test, Actif ou tous les états

    Données *

    Filtre par valeur de données du processus (mode mono-processus)

    Process

    Filtre par nom du processus (mode multi-processus)

    Version *

    Filtre par version du processus (mode mono-processus)

    État

    Filtre par état de la demande: Test, Actif ou tous les états

    Statut de la demande

    Filtre par statut des demandes

    Données affichées

    Sélectionne les données à afficher dans le rapport

    Données *

    Filtre par valeur de données du processus

    Imprimer

    Imprime le rapport

    Données

    Champs de données définis par le designer du processus

    Vue avancée

    Aperçu

    La Vue avancée vous permet de personnaliser le format des résultats de vos recherches. Cette fonctionnalité vous permet de visualiser les informations ciblées en filtrant et en organisant l’information en fonction de vos besoins. Vous pouvez aussi sauvegarder les vues, utiliser la fonctionnalité d’Approbation rapide pour valider les demandes et créer et personnaliser des graphiques.

    Vous pouvez accéder à la vue avancée en sélectionnant la boîte à cocher Vue avancée dans le formulaire de recherche, ou en cliquant le bouton Vue avancée en haut à droite de l’écran des résultats de la recherche.

    La Vue avancée comprend plusieurs fonctionnalités dynamiques :

    • Ajuster la largeur des colonnes

    • Regroupement par colonne

    • Tri par colonne

    Ajuster la largeur des colonnes

    Pour ajuster la largeur des colonnes, placez le curseur entre deux entêtes de colonnes jusqu’à ce que la flèche bidirectionnelle apparaisse, puis glisser vers la droite ou vers la gauche pour ajuster la largeur de la colonne.

    Regroupement par colonne

    Pour regrouper les résultats de la recherche par les données dans une colonne, vous pouvez soit glisser-déplacer une entête de colonne sur la barre bleue située au-dessus des colonnes, soit cliquer l’icône crayon en haut à droite de l’entête de la colonne et cliquer Grouper par cette colonne dans le menu déroulant.

    Les résultats de la recherche sont alors regroupés sur les données de la colonne. Vous pouvez effectuer des regroupements sur plusieurs colonnes selon vos besoins.

    Pour dégrouper une colonne, cliquez sur le x situé à côté du nom de la colonne dans son entête.

    Tri par colonne

    Pour trier les résultats de la recherche par ordre croissant ou décroissant, vous pouvez soit cliquer sur une entête de colonne soit survoler avec la souris l’entête de la colonne et cliquer l’icône crayon en haut à droite. Depuis la liste déroulante vous pouvez ensuite choisir d’ajouter ou d’enlever un tri. Un triangle apparaîtra dans l’entête de la colonne; cliquez-le pour inverser l’ordre du tri.

    Filtrer par colonne

    Pour filtrer par colonne, survolez la souris sur une entête de colonne et cliquez l’icône crayon pour ouvrir le menu déroulant. Dans la section Afficher les lignes qui, vous pouvez filtrer par des combinaisons de critères selon le type de donnée (texte ou numérique).

    Édition des colonnes

    Pour éditer une colonne, cliquez sur le lien Éditer les colonnes au dessus de la grille de résultats de recherche. Cela vous permet de masquer une colonne (en décochant la case à côté du nom de la colonne), de créer une nouvelle colonne ou de modifier les informations d’une colonne existante (en cliquant sur son nom).

    Vous pouvez créer une nouvelle colonne en cliquant sur le bouton Nouvelle colonne. Cela ouvre nue nouvelle fenêtre qui vous permet de remplir de nouvelles informations ou de modifier les informations existantes sur une colonne.

    Vous pouvez saisir ou modifier le contenu d’une colonne soit via l’onglet Formule soit via l’onglet JavaScript.

    L’onglet Formule fournit la meilleure manière de définir vos colonnes calculées en cliquant dans l’éditeur d’expression où vous pouvez saisir des informations ou sélectionner parmi la liste de colonnes existantes qui s’affiche.

    Le texte saisi dans l’éditeur d’expression doit être entre guillemets (" ") ou correspondre à un nom de colonne. Les chaînes de texte seront affichées en jaune et les colonnes seront affichées en caractères oranges avec une bordure orange. Les textes invalides seront affichés en blanc souligné en rouge, qui indique une erreur.

    Vous pouvez également modifier le format d’affichage de l’expression que vous entrez dans l’éditeur d’expression en cliquant le bouton Format. Le réglage par défaut est automatique, et détecte le format d’information saisie (numérique, texte, date, etc...). Vous pouvez également choisir parmi différents formats. En défilant sur les formats, d’autres options s’affichent.

    L’onglet JavaScript vous permet d’écrire des fonctions JavaScript afin de calculer les valeurs de vos colonnes personnalisées.

    Insertion d’un pied de page

    Vous pouvez ajouter du contenu dans le pied de page d’une colonne si cette colonne contient des valeurs numériques (par exemple, les prix en dollars ou une autre devise).

    Le pied de page de la colonne deviendra bleu lorsque vous le survolez avec la souris; cliquez-le pour ouvrir la fenêtre d’édition du pied de page. Depuis cette fenêtre, vous pouvez ajouter différents types d’informations, telles que les valeurs moyennes, minimales et maximales, etc...

    Lorsque vous cochez l’option Groupes dans la fenêtre d’édition du pied de page, les calculs apparaissent à côté des regroupements des données de colonnes dans la liste des résultats.

    Export du résultat de la recherche

    Vous pouvez exporter vos résultats en cliquant sur le lien Exporter la grille situé juste au-dessus de la grille. Cette option vous permet d’exporter les résultats sous forme de fichier téléchargeable dans différents formats (Excel 2007 (XLSX), Excel (XLS), XML, CVS, HTML, JSON, TSV), ou dans la zone de texte Copier le texte suivant, où vous pouvez copier le contenu vers un autre emplacement en cliquant sur le bouton Afficher les données (non supporté par le format XLSX).

    Sauvegarder la vue

    Une fois que vous avez personnalisé les données de la recherche, il est possible d’enregistrer les paramètres de la recherche pour les conserver dans une vue vous permettant d’exécuter ultérieurement la même recherche. Pour cela cliquez le lien Sauvegarder la vue courante situé au-dessus de la grille des résultats. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de créer une nouvelle vue ou de remplacer une vue existante. Vous pouvez aussi créer un lien vers cette vue sur votre page d’accueil et le partager avec d’autres participants. Cette option est également disponible dans la Vue Standard.

    Approbation rapide

    Dans la liste des résultats de la recherche, des boutons (par exemple Accord, Refus ou Modifier, tels que définis dans le formulaire du processus) seront affichés à côté des actions de validation pour lesquelles l’Approbation rapide à été activée. Cette fonctionnalité vous permet de traiter des multiples demandes de validation aisément et rapidement. (Si vous avez des actions autres que des validations, vous pouvez trier la liste par type d’action en glissant l’entête de la colonne Action dans la bandeau bleu afin de regrouper toutes vos actions de validation.)

    En cochant l’option Sélection multiple, vous pouvez choisir la même réponse d’approbation pour toutes les actions du même processus en cliquant sur un seul bouton d’approbation. Il est également possible de réaliser la sélection multiple sans activer l’option en appuyant Alt et en cliquant sur un seul bouton. Toutefois, cette option ne soumettra pas automatiquement les actions, donc il faut toujours cliquer sur le bouton Soumettre pour compléter les actions.

    Une fois que vous avez fini le traitement de vos actions de validation, cliquez sur le bouton Soumettre. Cliquez sur Réinitialiser pour annuler vos sélections (et supprimer vos commentaires, s’il y a lieu).

    Vous pouvez aussi sauvegarder cette liste en tant que vue pour ensuite l’accéder depuis votre page d’accueil du portail sans avoir à effectuer une nouvelle recherche.

    Pour profiter pleinement de la fonctionnalité d’Approbation rapide, vous pouvez ensuite placer la vue sauvegardée sur le tableau de bord de la page d’accueil (voir ). Chaque fois que vous retournez à la page d’accueil, la liste se rafraîchira automatiquement, et vous pourrez traiter vos actions de validation directement depuis le panneau du tableau de bord.

    Graphiques

    Vous pouvez créer des graphiques (en colonnes, histogrammes, en lignes, en camembert) depuis les rapports de la Vue avancée, les sauvegarder comme vues et les partager avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez aussi sauvegarder un graphique en tant que vue et ensuite le placer dans le tableau de bord de votre page d’accueil (voir ).

    Pour ce faire, cliquez sur le lien Voir le graphique, puis choisir le type de graphique et la valeur (ex. : compte, moyenne, somme) par laquelle le graphique est calculé. (Seuls les types de graphiques et les valeurs possibles seront affichés dans les listes déroulantes.)

    Si l’édition de graphiques personnalisés est activée dans le Module d’administration, cliquer sur le lien Voir le graphique vous invitera à choisir soit Standard soit Personnalisé. Voir la section ci-dessous pour des informations sur l’usage des graphiques personnalisés.

    Cliquez sur le lien Afficher la grille pour revenir à la grille des données.

    Édition des graphiques

    Cliquez sur le lien Éditer le graphique pour ouvrir une boîte de dialogue qui contient des options pour personnaliser un graphique standard (cliquez sur Personnalisé pour éditer un graphique personnalisé). Seules les options possibles pour le type de graphique que vous avez choisi seront affichées. Par exemple, l’option Afficher les valeurs sur le graphique est possible uniquement avec les camemberts.

    Graphiques personnalisés

    Vous pouvez générer des graphiques personnalisés avec la grille des données au moyen de JavaScript. Vous pouvez utiliser n’importe quelle librairie de graphique JavaScript.

    Données et objets

    Saisissez votre code JavaScript en utilisant les variables suivantes :

    • chartContainer : Dessinez votre graphique sur cet objet div.

    • grid.getGroups() : Cette fonction retourne un JSON qui contient une version simplifiĂ©e des donnĂ©es de la grille. Le JSON est triĂ© par le nom de groupe et contient les valeurs suivantes :

    IDs de colonne par défaut

    Pour des exemples de code JavaScript pour les graphiques personnalisés, voir l’article de la base de connaissances WorkflowGen (disponible en anglais seulement).

    Filtrer par colonne
  • Édition de colonnes

  • Insertion d’un pied de page

  • Export des rĂ©sultats de recherche

  • Sauvegarder en tant que vue

  • Approbation rapide

  • Chartes

  • Format (onglet Formule)

    Permet de sélectionner le format d’affichage de la colonne

    Calcul (onglet JavaScript)

    Permet d’utiliser les fonctions JavaScript pour calculer les valeurs de la colonne

    Liste déroulante des colonnes (onglet JavaScript)

    Permet d’insérer dans le code la référence JavaScript de la colonne sélectionnée

    Affichage personnalisé (onglet JavaScript)

    Permet de personnaliser la façon dont les valeurs des colonnes personnalisées sont affichées (par exemple, les formats de date régionaux ou la couleur d’affichage)

    Suffixe

    Mot, symbole ou nombre placé après la valeur numérique

    Groupes

    Affiche la valeur calculée pour chacun des regroupements

    Partager avec des participants

    Partage la vue courante avec d’autres participants et sélectionne les participants avec lesquels vous souhaitez partager la vue

    count : Cette valeur indique le nombre de rangées dans le filtre du groupe.
  • aggregates : S’il y a une fonction de pied de page, cette collection contiendra les valeurs l’ensemble des valeurs du groupe.

  • subgroups : Si dĂ©fini, cet objet contiendra une collection d’objets JSON reprĂ©sentant les sous-groupes du groupe courant. Les objets JSON auront les objets identiques Ă  leurs parents.

  • grid.getGroups(true) : Cette fonction retourne le JSON contenant toutes les donnĂ©es de la grille. Le JSON est triĂ© par nom de groupe et peut contenir les valeurs suivantes :

    • subrows : Cet objet retourne un tableau qui contient toutes les rangĂ©es du groupe correspondant. L’objet du rangĂ©e est un JSON avec des valeurs triĂ©es par l’ID de la colonne.

    • subgroups : Si dĂ©fini, cet objet contiendra une collection d’objets JSON reprĂ©sentant les sous-groupes du groupe courant. Les objets JSON auront les objets identiques Ă  leurs parents.

  • grid.getRows() : Cette fonction retourne un tableau qui contient toutes les rangĂ©es de la grille ce haut en bas.

  • Action

    action

    Demande n°

    requestNumber

    Date de création

    created

    Date de clĂ´ture

    closed

    Nom

    Fonction

    Titre

    Titre affiché en entête de la colonne

    Identifiant

    Identifiant de la colonne; ne peuvent être utilisés que des lettres, des chiffres et le trait de soulignement (_)

    Éditeur d’expression (onglet Formule)

    Permet de saisir la formule

    Nom

    Fonction

    Préfixe

    Mot, symbole ou nombre placé devant la valeur numérique

    Fonction

    Fonction de calcul sur l’ensemble des valeurs de la colonne (somme, moyenne, compteur, minimum, maximum etc...)

    Décimale

    Détermine le nombre de décimales affichées après la virgule

    Nom

    Fonction

    Nom

    Le nom de la vue Ă  sauvegarder

    Remplacer

    Sélectionne et remplace une vue existante par la vue courante

    Afficher le lien sur la page d’accueil

    Affiche un lien vers la vue courante dans la page d’accueil

    Colonne

    ID de colonne

    Demandeur

    requester

    Délai

    timeLimit

    Participant

    participant

    Vous pouvez également cacher une colonne en cliquant sur l’icône crayon et sélectionnant Masquer cette colonne dans la liste déroulante.

    Il est nécessaire d’avoir des connaissances de base en JavaScript pour créer ou modifier le contenu JavaScript d’une colonne. Pour des informations sur l’utilisation de JavaScript dans les colonnes personnalisées, voir l’article de la base de connaissances WorkflowGen Advanced view: Custom columns (disponible en anglais seulement).

    Si la colonne ne contient pas de valeur numérique, il n’est pas possible de modifier le pied de page.

    Le format Excel 2007 (XLSX) exportera toutes les colonnes, y compris celles masquées.

    Les paramètres de sécurité des données du processus s’appliquent à la vue, donc seuls les utilisateurs disposant des permissions requises seront en mesure de voir le contenu de la vue.

    La boîte à cocher Afficher les boutons d’approbation est visible seulement en mode de recherche utilisateur, donc la boîte Mode superviseur doit être décochée.

    Les résultats du rapport doivent être groupés par au moins une colonne pour générer un graphique standard.

    Pour utiliser cette fonctionnalité, l’édition des graphiques personnalisés doit être activée dans le Panneau de configuration du Module d’administration.

    Tableau de bord
    Tableau de bord
    Graphiques personnalisés
    Advanced view: Custom charts