Écran du tableau de bord

Ce tableau de bord affiche toutes les options disponibles en fonction de votre profil. Des liens personnalisés peuvent être ajoutés en tant qu'options supplémentaires sur le tableau de bord.

Tableau de bord personnalisé

Le tableau de bord affiche la date de votre dernière visite ainsi que votre prénom et votre nom. La date et l'heure sont affichées selon votre fuseau horaire actuel.

Panneau des paramètres utilisateur

Le panneau des paramètres utilisateur est accessible en cliquant sur l’icône utilisateur dans le coin supérieur gauche du tableau de bord. Ce panneau vous permet de définir votre langue et votre fuseau horaire ainsi que de modifier votre mot de passe.

Tableau de bord mono-processus

En sélectionnant un nom de processus depuis la liste déroulante en haut à gauche du bandeau, le tableau de bord affichera les informations pour ce processus uniquement.

Quick view

Si la fonctionnalité Quick view a été activée dans le module d'administration, cliquer sur l'icône de demande à gauche du nom du processus ouvre une fenêtre contextuelle affichant le formulaire du processus, y compris toutes les données prédéfinies du processus.

Vous pouvez saisir et soumettre des informations, imprimer le formulaire en cliquant sur l'icône d'imprimante, naviguer vers la fenêtre Quick view de la demande précédente ou suivante (si applicable) en utilisant les flèches, fermer la fenêtre Quick view en cliquant sur l'icône et, selon le statut du processus et les paramètres de sécurité utilisateur, supprimer ou annuler la demande.

Mes favoris

Si vous avez ajouté des processus et/ou des vues à votre liste de favoris, la section Mes favoris apparaîtra en haut de votre tableau de bord, avec une liste vous permettant de lancer ces processus ou d'ouvrir ces vues.

Pour ajouter ou retirer un processus ou une vue de votre liste de favoris, survolez son nom dans la liste Nouvelle demande ou Mes vues et cliquez sur l'étoile contourée à droite. (Vous pouvez également retirer des favoris directement dans la liste Mes favoris).

Nouvelle demande

Cliquez sur Nouvelle demande pour afficher la liste des demandes que vous pouvez lancer. Les nouvelles demandes peuvent être regroupées par catégorie.

Pour ajouter ou retirer un processus de votre liste de favoris, cliquez sur l'étoile contourée. Seuls les processus ayant le statut Actif peuvent être ajoutés aux favoris.

Par ailleurs, la configuration du système dans le module d'administration permet d'afficher les descriptions des processus et des actions au lieu de leurs noms de code.

Mes vues

Cliquez sur Mes vues pour afficher vos vues personnalisées enregistrées.

Mes demandes en cours

Ceci est la liste des demandes en cours dont vous êtes le demandeur.

Mes actions à faire

Ceci est la liste des actions que vous devez effectuer.

Mes actions d’équipe à faire

Ceci est la liste des actions d'équipe.

Étant en mode « self-service », ces actions ne sont pas affectées à une seule personne et peuvent donc être prises en charge par tout utilisateur associé au participant de l'action.

Actions à affecter à une personne

Ceci est la liste des actions que l’utilisateur doit affecter à quelqu’un. Cette fonction s’applique sous les circonstances suivantes :

• Un participant avec un coordinateur

• Une affectation manuelle par l’initiateur de l’action

• Une personne qui n’est pas coordinateur qui prend charge d’une action précédente

Rechercher

Ceci affiche l’écran de recherche. Pour des informations sur comment utiliser cette fonctionnalité, voir la section Recherche.

Suivi des demandes en cours

L’accès à la liste des demandes en cours et en retard est donné à l’utilisateur s’il est gestionnaire ou superviseur de processus (en fonction des processus qu’il gère).

Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à la liste des demandes en cours ou en retard pour tous les processus. Vous pouvez enregistrer la vue actuelle de la liste des demandes.

Suivi des actions en cours

Vous pouvez accéder à cette liste des actions en cours ou en retard si vous êtes gestionnaire ou superviseur de processus (selon les processus que vous gérez). Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à la liste des actions en cours ou en retard pour l’ensemble des processus. Vous pouvez enregistrer la vue actuelle de la liste des actions.

Panneaux contextuels du tableau de bord

Vous pouvez ajouter vos vues enregistrées à votre tableau de bord sous forme de panneaux contextuels flottants personnalisables, que vous pouvez organiser selon vos besoins. Ces panneaux resteront sur votre tableau de bord et se rafraîchiront automatiquement à chaque retour sur la page, bien que vous puissiez également les actualiser manuellement en cliquant sur l'icône située en haut à droite.

Pour ouvrir un panneau contextuel, cliquez sur l'icône située à gauche du nom d'une vue enregistrée (voir Enregistrer comme vue). Vous pouvez ensuite le placer sur votre tableau de bord et le redimensionner selon vos besoins.

Vous pouvez également lancer un formulaire d’action directement depuis un panneau contextuel. La réalisation d'actions de cette manière actualisera la vue affichée dans le panneau au lieu de vous rediriger vers la page normalement configurée pour l'exécution de l'action (comme le formulaire de suivi ou le tableau de bord).

Les panneaux contextuels sont également très utiles avec la fonctionnalité Approbation rapide, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Cela vous permet d'accéder immédiatement à votre liste d'actions de validation et de les traiter directement dans le panneau du tableau de bord à l'aide des boutons (voir Approbation rapide pour plus d'informations).

Rafraîchissement et auto rafraîchissement des panneaux contextuels

Les vues dans les panneaux contextuels se rafraîchiront toujours lorsque vous reviendrez à votre tableau de bord, mais vous pouvez également les actualiser manuellement en cliquant en haut à droite.

Si votre administrateur WorkflowGen a activé la fonctionnalité d’auto rafraîchissement, l’icône sera affichée, et les panneaux rafraîchiront selon l’intervalle prédéfinie. Vous pouvez activer et désactiver l’auto rafraîchissement en cliquant l’icône.

Écran Demandes

Cette page affiche les demandes en cours et clôturées lancées par l’utilisateur.

Filtre de recherche

Liste

1. Pour les demandes en cours.

2. Pour les demandes clôturées.

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

Ce guide décrit l’ensemble des écrans du portail utilisateur de WorkflowGen et fournit une liste complète des règles de fonctionnement associées. Il constitue une ressource essentielle pour comprendre le comportement du logiciel dans diverses situations. Le guide comprend également une liste des erreurs possibles ainsi que leurs explications.

Écran Mes vues

Cette page affiche toutes les vues que vous avez enregistrées.

Pour ajouter une vue à la liste Mes favoris sur le tableau de bord, cliquez sur l’icône en forme d’étoile. Vous pourrez ensuite ouvrir la vue depuis les listes extensibles Mes favoris ou Mes vues. Pour retirer une vue de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’étoile.

Filtre de recherche

Liste

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne en cliquant sur l’entête de la colonne correspondante.

Éditer la vue

Cliquez sur Éditer pour changer la description de la vue, choisir si elle doit être incluse comme lien disponible sur le tableau de bord et la partager avec d'autres participants du processus.

Obtenir le lien vers une vue

Cliquez sur Lien pour afficher l'URL et le code HTML de la vue, que vous pouvez utiliser pour incorporer la vue dans une page externe.

Importer une vue

Pour importer une vue, cliquez sur le bouton Importer au-dessus de la liste, sélectionnez le fichier de définition .xml de la vue précédemment exporté, puis cliquez sur Importer.

Exporter une vue

Pour exporter une vue, cochez la case située à gauche du nom d'une vue (car une seule vue peut être exportée à la fois), puis cliquez sur le bouton Exporter situé au-dessus de la liste.

Supprimer une vue

Pour supprimer une vue, cochez la case située à gauche du nom de la vue, puis cliquez sur le bouton Supprimer situé au-dessus de la liste.

Fiche de contact de l’utilisateur

Écran Nouvelle demande

Cet écran vous permet de voir tous les processus auxquels vous avez accès et de lancer de nouvelles demandes.

Pour ajouter un processus à la liste Mes favoris de votre tableau de bord, cliquez sur l’icône en forme d’étoile. Vous pourrez ensuite ouvrir le processus depuis les listes Mes favoris ou Nouvelle demande de votre tableau de bord. Pour retirer un processus de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’étoile.

De l’aide est disponible pour les processus et les actions en cliquant sur le point d’interrogation (?) à côté de la description du processus ou de l’action. L’aide est créée par le designer du processus et sera présentée dans une fenêtre vide jusqu’à sa création.

En sélectionnant l’aide au niveau du processus le texte devrait expliquer le but du processus entier. En sélectionnant l’aide au niveau action devrait proposer de l’aide pour cette action particulière, et non pour le processus entier.

Écran d’aide

Écran Affectations

Cette page affiche les actions à affecter ou celles déjà affectées.

Filtre de recherche

Liste des affectations

* Pour les affectations réalisées.

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

Écran du formulaire d’informations sur l’action

Informatons sur les actions

* Affichée uniquement si l’action a été annulée par le système suite à une erreur d’exécution.

Panneau des commentaires

Un panneau coulissant à droite permet aux participants de la demande de poster des commentaires.

Les opérations et les autorisations d’accès sont les mêmes que le panneau des commentaires de la formulaire d'informations sur la demande (voir ).

Traitement d’une action

Une action affectée en mode « self-service » peut être prise en charge sans être lancée si elle n’est pas déjà affectée à un autre utilisateur et l’utilisateur fait partie de l’équipe. Dans ce cas l’action se déplacera de la liste d’actions d’équipe à la liste personnelle d’action à faire.

Affectation d’une action

Si l’utilisateur est le demandeur, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par le coordinateur.

Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par l’initiateur de l’action.

Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée en cas d’erreur d’affectation lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Automatique à la personne.

La liste des utilisateurs auxquels une action peut être affectée pourrait être vide si le nombre d’utilisateurs dépasse la limite (ceci peut être changé dans le module d’administration). Dans ce cas, il faut filtrer la liste. Ce filtre est appliqué aux noms, prénoms et noms d’utilisateur.

Réaffectation d’une action

Si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus ou administrateur WorkflowGen l’action peut être réaffectée.

Si l’utilisateur est coordinateur et que la méthode d’affectation de l’action est manuelle par le coordinateur l’action peur être réaffectée.

Annulation de l’affectation d’une action

L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci a été affectée en mode « self-service ».

L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci lui a été affectée par l’initiateur.

Les gestionnaires (administrateurs, gestionnaires de processus et superviseurs de processus) peuvent annuler l'affectation d'une action en libre service en mode Gestionnaire.

Lancement d’une action

Une action avec une méthode d’affectation « self-service » peut être lancée par un participant si l’action est prise en charge mais non affectée.

Une action non lancée avec une méthode d’affectation « self-service » peut être lancée par un participant du process s’il l’a prise en charge initialement.

Annulation d’une action en cours

Une action en cours peut être annulée si l’utilisateur est celui affecté à l’action ou si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus ou administrateur WorkflowGen et si une exception d’annulation d’action ou une exception par défaut est définie dans le process pour cette action.

Clôture d’une action en cours

Une action manuelle doit être clôturée de manière explicite par l’utilisateur qui l’a prise en charge, par le gestionnaire ou superviseur du processus, ou par l’administrateur WorkflowGen.

Dans tous les autres cas, le système clôture automatiquement l’action en fonction de son type :

• Une action utilisant une application est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande est clôturée.

• Une action de type sous-processus intégré est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande est clôturée.

• Une action de type sous-processus indépendant est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande a été lancée.

Redémarrage d'une action système en expiration

Vous pouvez redémarrer une action système en expiration (timeout) en cliquant sur le bouton Redémarrer l'action. Cette option est uniquement disponible pour les administrateurs et les gestionnaires de processus en mode d'administration et ne prend pas en charge les actions système asynchrones (par exemple, Web Proc Async) ou abandonnées.

Le délai d'attente par défaut est de 600 secondes (10 minutes). Ceci est configuré dans le paramètre EngineServiceSystemActivitiesTimeOut (voir le tableau dans l'annexe du ).

Écran du formulaire d’informations sur la demande

Cliquez sur le numéro ou la description de la demande dans la liste des demandes, ou cliquez sur dans le menu de gauche du formulaire de demande, pour afficher le formulaire d'informations sur la demande.

Écran de recherche

L’écran de recherche permet d’effectuer des recherches avancées sur les demandes et les actions accessibles à l’utilisateur. Les critères de recherche peuvent être enregistrés afin d’accéder rapidement aux résultats de recherche sans saisir les critères à nouveau dans l’écran de recherche (voir Sauvegarder la vue pour plus d’informations).

Par défaut, seulement les demandes initiées par l’utilisateur lui-même et les actions prises en charge par l’utilisateur seront visibles. Ceci s’applique à tous les types d’utilisateurs incluant les superviseurs, gestionnaires et administrateurs.

En mode Superviseur, des critères de recherche additionnelles seront disponible et la recherche portera sur toutes les activités dont l’utilisateur supervise (voir la section ci-dessous pour plus d’informations).

En cochant l’option Vue avancée, les résultats de la recherche seront affichés dans un format personnalisable, permettant à l’utilisateur de contrôler comment les résultats seront organisés.

En cochant l’option Approbation rapide, les boutons d’Approbation rapide seront affichés à côté des actions de validation si cette fonctionnalité est activée. Cette option est disponible uniquement en recherchant en mode Utilisateur.

Formulaire de recherche

Cliquez sur Des Demandes pour la recherche des demandes ou sur Des Actions pour la recherche des actions. Le formulaire de recherche est en mode Utilisateur par défaut.

1. Disponible en filtrant par processus ou en mode de recherche mono-processus.

2. Disponible en filtrant par processus ou en mode de recherche mono-processus; disponible en mode multi-processus si des données communes aux processus ont été configurées par votre administrateur WorkflowGen.

3. Disponible en mode de recherche mono-processus.

Mode Superviseur

En mode Superviseur, les filtres de recherche additionnels suivants seront disponibles :

Résultats de recherche

Liste des demandes

Liste des actions

Sauvegarder la vue

Votre recherche en cours peut être sauvegardée en tant que vue en cliquant sur Sauvegarder en vue affiché au-dessus des résultats de recherche.

Aperçu

L’écran Analytiques permet d’obtenir des rapport détaillés de toutes les demandes en cours et clôturées. Les utilisateurs peuvent accéder aux types de rapports suivants :

• Analytiques des activités fournissant des vues en temps réel et historiques des diverses demandes et actions

Par défaut

Les notifications sont envoyées comme décrit ci-dessus.

Lorsqu’une action est affectée

• À une personne : à l’utilisateur correspondant

• En mode self-service : À tous les utilisateurs associés au participant, ou à un sous-ensemble de la liste des utilisateurs du participant, selon la conception du processus

• Via un coordinateur : uniquement au coordinateur

Lorsqu’une demande est clôturée

• Au demandeur

Lorsqu’une demande est annulée

• Au demandeur

Lorsqu’une action est annulée

• À l’utilisateur devant prendre en charge l’action

Lorsqu’une affectation est annulée manuellement

• À l’utilisateur ayant affecté l’action à une personne, à moins qu’il ne soit l’utilisateur courant

Lorsqu’une affectation est annulée automatiquement

• À l’utilisateur ayant affecté l’action à une personne

• À l’utilisateur devant prendre en charge l’action

Supplémentaires

Événement de déclenchement

• Lorsqu’une action est à faire

• Lorsqu’une action est en retard

• Avant que l’action soit en retard

Destinataires potentiels

• Le demandeur

• L’utilisateur à qui l’action a été affectée

• Des adresses email libres

Écran Actions

Cette page affiche les actions à faire et clôturées par l’utilisateur.

Filtre de recherche

Liste

1. Pour les actions à faire.

2. Pour les actions clôturées.

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.

Sécurité

Demande incorrecte

Erreurs du circuit du processus

Erreurs d’exécution d’une action

Erreurs d’exécution d’une sous-demande

Erreurs de clôture d’une action

Erreurs de licence

Erreurs de la Vue avancée d’une recherche

Le portail utilisateur de WorkflowGen est une application Web dont les objectifs principaux sont :

• Le lancement et suivi des demandes

• Le traitement et suivi des actions

Écran des délégations

Cette page affiche les délégations de participant sur les process actifs. Une délégation ne peut pas être ajoutée aux processus en mode construction ou test.

Un utilisateur peut associer un délégué à chaque rôle de participant de processus affiché dans cette liste. Une délégation peut être effectuée pour une durée illimitée (si aucune date n’est spécifiée) ou pour une période définie (si les dates sont définies).

Deux types de délégations sont possibles : une délégation globale de tous les rôles de l'utilisateur à une personne en sélectionnant Tous les process et Tous les participants de l'écran de délégation, ou une délégation par rôle en sélectionnant des délégués individuels pour chaque rôle de participant de processus. Notez qu'une délégation basée sur les rôles peut remplacer la délégation globale pour ce rôle spécifique et vice-versa.

Filtre de recherche

Liste des délégations

Ajouter une délégation

Pour ajouter une nouvelle délégation, survolez et cliquez sur le bouton Nouvelle délégation. Choisissez Tous les processus et Tous les participants ou un processus et un participant spécifiques. Cliquez ensuite sur l'icône Rechercher un utilisateur pour sélectionner et définir l'utilisateur délégué. La nouvelle délégation sera automatiquement enregistrée après la sélection d'un utilisateur délégué. À tout moment avant la sélection d'un délégué, vous pouvez annuler la nouvelle délégation en cliquant sur le bouton Annuler à droite de la ligne.

Vous pouvez spécifier les dates de Début et de Fin, ou les laisser vides pour une période de délégation indéfinie. Les dates seront enregistrées automatiquement.

Notifier l'utilisateur délégué d'une délégation

Pour envoyer ou renvoyer une notification de délégation au délégué, cliquez sur l'icône email à côté du nom de l'utilisateur délégué de la ligne de délégation spécifique.

Changer l'utilisateur délégué

Pour changer l'utilisateur délégué d'une délégation, cliquez sur l'icône Rechercher un utilisateur, puis filtrez et sélectionnez un utilisateur dans la liste.

Supprimer une délégation

Pour supprimer une ou plusieurs délégations, cochez la case à gauche de la ligne de délégation spécifique, puis cliquez sur le lien Supprimer qui apparaît au-dessus de la liste.

Rafraîchir la liste de délégations

Pour rafraîchir la liste de délégations, cliquez sur le lien Rafraîchir au-dessus de la liste.

Aperçu

La Vue avancée vous permet de personnaliser le format des résultats de vos recherches. Cette fonctionnalité vous permet de visualiser les informations ciblées en filtrant et en organisant l’information en fonction de vos besoins. Vous pouvez aussi sauvegarder les vues, utiliser la fonctionnalité d’Approbation rapide pour valider les demandes et créer et personnaliser des graphiques.

Vous pouvez accéder à la vue avancée en sélectionnant la boîte à cocher Vue avancée dans le formulaire de recherche, ou en cliquant le bouton Vue avancée en haut à droite de l’écran des résultats de la recherche.

La Vue avancée comprend plusieurs fonctionnalités dynamiques :

• Ajuster la largeur des colonnes

• Regroupement par colonne

• Tri par colonne

Ajuster la largeur des colonnes

Pour ajuster la largeur des colonnes, placez le curseur entre deux entêtes de colonnes jusqu’à ce que la flèche bidirectionnelle apparaisse, puis glisser vers la droite ou vers la gauche pour ajuster la largeur de la colonne.

Regroupement par colonne

Pour regrouper les résultats de la recherche par les données dans une colonne, vous pouvez soit glisser-déplacer une entête de colonne sur la barre bleue située au-dessus des colonnes, soit cliquer l’icône crayon en haut à droite de l’entête de la colonne et cliquer Grouper par cette colonne dans le menu déroulant.

Les résultats de la recherche sont alors regroupés sur les données de la colonne. Vous pouvez effectuer des regroupements sur plusieurs colonnes selon vos besoins.

Pour dégrouper une colonne, cliquez sur le x situé à côté du nom de la colonne dans son entête.

Tri par colonne

Pour trier les résultats de la recherche par ordre croissant ou décroissant, vous pouvez soit cliquer sur une entête de colonne soit survoler avec la souris l’entête de la colonne et cliquer l’icône crayon en haut à droite. Depuis la liste déroulante vous pouvez ensuite choisir d’ajouter ou d’enlever un tri. Un triangle apparaîtra dans l’entête de la colonne; cliquez-le pour inverser l’ordre du tri.

Filtrer par colonne

Pour filtrer par colonne, survolez la souris sur une entête de colonne et cliquez l’icône crayon pour ouvrir le menu déroulant. Dans la section Afficher les lignes qui, vous pouvez filtrer par des combinaisons de critères selon le type de donnée (texte ou numérique).

Édition des colonnes

Pour éditer une colonne, cliquez sur le lien Éditer les colonnes au dessus de la grille de résultats de recherche. Cela vous permet de masquer une colonne (en décochant la case à côté du nom de la colonne), de créer une nouvelle colonne ou de modifier les informations d’une colonne existante (en cliquant sur son nom).

Vous pouvez créer une nouvelle colonne en cliquant sur le bouton Nouvelle colonne. Cela ouvre nue nouvelle fenêtre qui vous permet de remplir de nouvelles informations ou de modifier les informations existantes sur une colonne.

Vous pouvez saisir ou modifier le contenu d’une colonne soit via l’onglet Formule soit via l’onglet JavaScript.

L’onglet Formule fournit la meilleure manière de définir vos colonnes calculées en cliquant dans l’éditeur d’expression où vous pouvez saisir des informations ou sélectionner parmi la liste de colonnes existantes qui s’affiche.

Le texte saisi dans l’éditeur d’expression doit être entre guillemets (" ") ou correspondre à un nom de colonne. Les chaînes de texte seront affichées en jaune et les colonnes seront affichées en caractères oranges avec une bordure orange. Les textes invalides seront affichés en blanc souligné en rouge, qui indique une erreur.

Vous pouvez également modifier le format d’affichage de l’expression que vous entrez dans l’éditeur d’expression en cliquant le bouton Format. Le réglage par défaut est automatique, et détecte le format d’information saisie (numérique, texte, date, etc...). Vous pouvez également choisir parmi différents formats. En défilant sur les formats, d’autres options s’affichent.

L’onglet JavaScript vous permet d’écrire des fonctions JavaScript afin de calculer les valeurs de vos colonnes personnalisées.

Insertion d’un pied de page

Vous pouvez ajouter du contenu dans le pied de page d’une colonne si cette colonne contient des valeurs numériques (par exemple, les prix en dollars ou une autre devise).

Le pied de page de la colonne deviendra bleu lorsque vous le survolez avec la souris; cliquez-le pour ouvrir la fenêtre d’édition du pied de page. Depuis cette fenêtre, vous pouvez ajouter différents types d’informations, telles que les valeurs moyennes, minimales et maximales, etc...

Lorsque vous cochez l’option Groupes dans la fenêtre d’édition du pied de page, les calculs apparaissent à côté des regroupements des données de colonnes dans la liste des résultats.

Export du résultat de la recherche

Vous pouvez exporter vos résultats en cliquant sur le lien Exporter la grille situé juste au-dessus de la grille. Cette option vous permet d’exporter les résultats sous forme de fichier téléchargeable dans différents formats (Excel 2007 (XLSX), Excel (XLS), XML, CVS, HTML, JSON, TSV), ou dans la zone de texte Copier le texte suivant, où vous pouvez copier le contenu vers un autre emplacement en cliquant sur le bouton Afficher les données (non supporté par le format XLSX).

Sauvegarder la vue

Une fois que vous avez personnalisé les données de la recherche, il est possible d’enregistrer les paramètres de la recherche pour les conserver dans une vue vous permettant d’exécuter ultérieurement la même recherche. Pour cela cliquez le lien Sauvegarder la vue courante situé au-dessus de la grille des résultats. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de créer une nouvelle vue ou de remplacer une vue existante. Vous pouvez aussi créer un lien vers cette vue sur votre page d’accueil et le partager avec d’autres participants. Cette option est également disponible dans la Vue Standard.

Approbation rapide

Dans la liste des résultats de la recherche, des boutons (par exemple Accord, Refus ou Modifier, tels que définis dans le formulaire du processus) seront affichés à côté des actions de validation pour lesquelles l’Approbation rapide à été activée. Cette fonctionnalité vous permet de traiter des multiples demandes de validation aisément et rapidement. (Si vous avez des actions autres que des validations, vous pouvez trier la liste par type d’action en glissant l’entête de la colonne Action dans la bandeau bleu afin de regrouper toutes vos actions de validation.)

En cochant l’option Sélection multiple, vous pouvez choisir la même réponse d’approbation pour toutes les actions du même processus en cliquant sur un seul bouton d’approbation. Il est également possible de réaliser la sélection multiple sans activer l’option en appuyant Alt et en cliquant sur un seul bouton. Toutefois, cette option ne soumettra pas automatiquement les actions, donc il faut toujours cliquer sur le bouton Soumettre pour compléter les actions.

Une fois que vous avez fini le traitement de vos actions de validation, cliquez sur le bouton Soumettre. Cliquez sur Réinitialiser pour annuler vos sélections (et supprimer vos commentaires, s’il y a lieu).

Vous pouvez aussi sauvegarder cette liste en tant que vue pour ensuite l’accéder depuis votre page d’accueil du portail sans avoir à effectuer une nouvelle recherche.

Pour profiter pleinement de la fonctionnalité d’Approbation rapide, vous pouvez ensuite placer la vue sauvegardée sur le tableau de bord de la page d’accueil (voir ). Chaque fois que vous retournez à la page d’accueil, la liste se rafraîchira automatiquement, et vous pourrez traiter vos actions de validation directement depuis le panneau du tableau de bord.

Graphiques

Vous pouvez créer des graphiques (en colonnes, histogrammes, en lignes, en camembert) depuis les rapports de la Vue avancée, les sauvegarder comme vues et les partager avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez aussi sauvegarder un graphique en tant que vue et ensuite le placer dans le tableau de bord de votre page d’accueil (voir ).

Pour ce faire, cliquez sur le lien Voir le graphique, puis choisir le type de graphique et la valeur (ex. : compte, moyenne, somme) par laquelle le graphique est calculé. (Seuls les types de graphiques et les valeurs possibles seront affichés dans les listes déroulantes.)

Si l’édition de graphiques personnalisés est activée dans le Module d’administration, cliquer sur le lien Voir le graphique vous invitera à choisir soit Standard soit Personnalisé. Voir la section ci-dessous pour des informations sur l’usage des graphiques personnalisés.

Cliquez sur le lien Afficher la grille pour revenir à la grille des données.

Édition des graphiques

Cliquez sur le lien Éditer le graphique pour ouvrir une boîte de dialogue qui contient des options pour personnaliser un graphique standard (cliquez sur Personnalisé pour éditer un graphique personnalisé). Seules les options possibles pour le type de graphique que vous avez choisi seront affichées. Par exemple, l’option Afficher les valeurs sur le graphique est possible uniquement avec les camemberts.

Graphiques personnalisés

Vous pouvez générer des graphiques personnalisés avec la grille des données au moyen de JavaScript. Vous pouvez utiliser n’importe quelle librairie de graphique JavaScript.

Données et objets

Saisissez votre code JavaScript en utilisant les variables suivantes :

• chartContainer : Dessinez votre graphique sur cet objet div.

• grid.getGroups() : Cette fonction retourne un JSON qui contient une version simplifiée des données de la grille. Le JSON est trié par le nom de groupe et contient les valeurs suivantes :

IDs de colonne par défaut

Pour des exemples de code JavaScript pour les graphiques personnalisés, voir l’article de la base de connaissances WorkflowGen (disponible en anglais seulement).

Écran Mes actions d’équipe

Cette page affiche les actions d’équipe à faire ainsi que celles que vous avez clôturées. Ce sont des actions définies avec la méthode d'affectation « self-service ».

Filtre de recherche

Liste des actions d’équipe

* Pour les actions d’équipe clôturées.

Vous pouvez trier la liste de manière ascendante ou descendante sur n’importe quelle colonne ci-dessus en cliquant sur l’entête de la colonne.